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一、填空題(每空1分，共20分)

1.文件的生命周期大致可以分為四個階段，即文件制作階段、文件現實使用階段、文件________階段和文件永久保存階段。

2.檔案的內在聯系性，決定了集中在一起的檔案才具有________功能。

3.館藏建設的四大原則是________原則、效益原則、特色原則和彈性原則。

4.檔案法規總的來說，是從________和保管期限兩個方面，對檔案信息的輸入、儲存問題進行了規范。

5.歸檔不僅僅是文件的轉手和移交，它是一種具有重大意義的法律性、________性行動。

6.智能控制是對檔案信息更高程度的控制。智能控制的深化有助于導致實體控制的______。

7.檔案信息處理語言按其構成原理，可以分為分類法語言、________語言和代碼語言等。

8.立檔單位必須是具有相對獨立________，并主要以自己名義對外行文的社會主體單位。

9.全宗之下、案卷之上的檔案實體分類層次，可以稱為"系列"，對"系列分類表"人們一般稱其為________方案。

10.檔案整理首先是從________開始的，這是因為檔案信息的有機關聯性首先是在這一層次上體現出來的，而且，它也是檔案館(室)對檔案進行日常科學管理的基本單位。

11.檔案著錄是對檔案文件的內容和形式特征進行分析、選擇和________的過程。

12.對檔案內容所涉及事物的著錄所形成的條目，是編制________的基礎。

13.所謂按事由類同性分類，就是主要按社會職能的________類分檔案信息。

14.檔案檢索工具具有存儲、檢索、________檔案信息三項功能。

15.我國國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿________年向社會開放。

16.檔案展覽本身就是提供________的現場，利用者可以從中得到較為集中和系統的材料。

17.檔案指南有全宗指南、________、專題指南三種。

18.________是用來統計檔案館保存的全宗數量，并固定全宗號的登記冊。

19.檔案統計，從廣義上說，包括檔案________統計、檔案管理活動統計和檔案事業統計三方面的內容。

20.借閱服務是應用面最________的檔案信息服務方式。

二、單項選擇題(在每小題的四個備選答案中，選出一個正確答案，并將正確答案的序號填在題干的括號內。每小題1分，共20分)

1.所謂館藏建設就是對文件或檔案加以( )，使之入藏于檔案館(室)的行為或過程。

A.統計 B.整理 C.選擇 D.編目

2.只有在檔案發揮作用帶來的利益( )因保存檔案而付出的代價時，檔案才具有保存價值。

A.大于 B.小于 C.等于 D.近似于

3.( )是檔案本源性的概括和反映。

A.彈性原則 B.有機關聯性原則 C.特色原則 D.效益原則

4.直接鑒選法意味著( )。

A.應逐份審閱文件的標題并確定其價值

B.應仔細查尋檔案文件的有關目錄并確定其價值

C.應逐份審閱文件的內容和形式并判定其價值

D.直接銷毀檔案文件

5.根據全宗和全宗群內檔案文件的完整程度對檔案文件價值的影響，當年度統計報表缺失時，月報表的保存期限就應( )。

A.縮短 B.延長 C.終止 D.不變

6.綜合檔案館對于( )的檔案一般不收藏，但其中個別典型性、代表性單位的檔案仍可擇其重要的收藏。

A.一級單位 B.二級單位 C.三級單位 D.中央或省直屬單位

7.檔案信息主要儲存于檔案原件之中。在檔案信息處理過程中，把組織整理檔案原件使之有序的過程或行為稱之為檔案( )控制。

A.信息 B.實體 C.智能 D.館藏

8.保持檔案的歷史聯系，首先應保持檔案在( )。

A.時間上的聯系 B.內容上的聯系

C.來源上的聯系 D.形式上的聯系

9.以縣以下機關為例，可以作為立檔單位的是( )。

A.××縣民政局 B.××縣公安局××派出所

C.××鎮糧食管理所 D.××鎮郵電支局

10.在既有文書檔案又有科技檔案的企業綜合檔案室，對全宗內檔案實行綜合統一分類時，可以主要按( )分類。

A.年度 B.企業職能 C.實物 D.地域

11.著錄格式是指構成( )的各個項目在一定物質載體上的排列順序及其表述方式。

A.條目 B.標目 C.目錄 D.索引

12."青年作家"是由"青年"與"作家"進行( )組配得出的更為專指的概念。

A.概念相交 B.概念限定 C.概念概括 D.概念聯結

13.《中國檔案主題詞表》是( )語言。

A.標題法 B.單元詞法 C.敘詞法 D.關鍵詞法

14.( )是組成目錄的最小單位。

A.卡片 B.著錄項目 C.標目 D.條目

15.( )既能用于組織館藏和進行檔案統計，又可用于檢索。

A.案卷目錄 B.分類目錄 C.主題目錄 D.專題目錄

16.專題目錄和專題索引的共性在于( )。

A.都是對檔案內容中某種專門事物的揭示

B.都能獨立地檢索檔案

C.兩者組成的基本零部件都是條目

D.選題、選材原則上類同

17.向用戶提供檔案的譯文屬于( )服務。

A.復制 B.事實咨詢 C.文獻咨詢 D.檔案知識咨詢

18.( )屬三次文獻。

A.專題指南 B.專題目錄 C.專題索引 D.主題目錄

19.檔案統計就是通過( )的聯系，對檔案工作領域中諸現象的數量關系進行觀察、分析和研究，從而揭示其發展過程、現狀及一般規律的工作。

A.質和量 B.宏觀和微觀 C.主體與客體 D.內容與形式

20.檔案館向檔案事業管理機關報告全宗情況的工具是( )。

A.全宗指南 B.全宗名冊 C.全宗單 D.全宗卡片

三、著錄(共6分)

請將試卷所附紹興市人民政府辦公室文件《轉發市檔案局關于加強我市各級經濟開發區檔案工作意見的通知》(系正本)，按國家標準著錄成卡片式條目。提要項、檔案館(室)代號和縮微號可省略。(假設：分類號為GA933，檔號為16-9-8-8，需長期保存，共4頁)

四、判斷說明題(判斷正確與否，并簡述理由，不寫理由無分，每題5分，共10分)

1.各現行機關(企業)檔案室對上級來文，應一律作資料保存。

2.檔案登記就是收發文登記。

五、名詞解釋(每題5分，共20分)

1.統計選樣法

2.分類排架法

3.檔案統計指標

4.借閱服務

六、問答題(第1、2題每題7分，第3題10分，共24分)

1.簡述哪些文件應列入歸檔范圍?

2.簡述檔案管理系統反饋機制結構如何?(或反饋分系統由哪幾部分組成)。

3.為什么要根據(以事由類同性為基礎的)《中國檔案分類法》，對檔案文件進行分類標引?

參考答案：

一、填空題(每空1分，共20分)

1.暫時保存(或"休眠")

2.整體

3.有機關聯性

4.存檔范圍

5.歷史

6.簡化

7.主題法

8.社會職能

9.全宗內分類

10.區分全宗

11.記錄

12.索引

13.專業化分工(或分工)

14.交流報道

15. 30

16.檔案信息服務(或檔案信息)

17.檔案館指南(或檔案館介紹)

18.全宗名冊

19.實體

20.廣(普遍)

二、單項選擇題(每小題1分，共20分)

1.C 2.A 3.C 4.C 5.B

6.C 7.B 8.C 9.A 10.B

11.A 12.A 13.C 14.D 15.A

16.D 17.C 18.A 19.A 20.D

三、著錄(6分)

GA933

16-9-8-8

轉發市檔案局關于加強我市各級經濟開發區檔案工作意見的通知：紹市府辦發(1994)79號/紹興市政府辦公室.-正本.-長期.-1994.12.6.-4頁+紹興市檔案局關于加強各級經濟開發區檔案工作的意見

檔案 工作 意見 通知

四、判斷說明題(每題5分，共10分)

1.錯。資料是機關(企業)為參考目的而特地搜集來的文獻材料，它們并不是機關(企業)在執行職務的活動中必然要產生或收到的。而上級來文則基本上是機關(企業)在執行職務的活動中，按規定程序收到的，可以反映機關職能活動的公文，因而如果它們仍有查考價值 ，就應作為檔案歸檔保存。

2.錯。檔案登記是檔案館(室)以一定的表格形式，對檔案的收進、移出以及加工處理、鑒定、服務等情況所作的第一手記錄，它是檔案統計的原始記錄形式，而收發文登記是機關文秘人員對外單位來文和本單位發文所作的登記，兩者的內容完全不一樣，不是對等概念。

五、名詞解釋(每題5分，共20分)

1.是運用統計學抽樣方法，在同質檔案總體中抽存部分檔案，用以反映該總體全部主要特征的方法。在不可能同時全部保存所有檔案的情況下，如果被選檔案的主要內容特征互相基本雷同，應用本方法，就能使選出的樣本少受主觀因素制約而最具代表性。

2.是最常用的排架方法，它完全按照檔案實體自身的分類體系、結構，按全宗群、全宗、系列和系列內案卷原有的次序分類典藏(保管)檔案。

3.指標是說明同類社會現象某種數量特征的范疇。檔案統計指標則是對檔案工作中存在的、反復出現的具體現象的某些共同特點加以概括而成的基本概念(如全宗、案卷、館藏、咨詢、保管期限等)，在具體時間、地點、條件下的現實數量的綜合表現。

4.是應用最普遍的檔案信息服務方式。它是由用戶提供明確的查檔調卷線索，而服務人員則據此直接去庫房調卷的服務過程。在這一過程中，檔案人員可以無需了解用戶的查詢課題和要求，也不需為此特意去進行檢索或者只需進行簡單的檢索，參與程度最淺。

六、問答題(第1、2題各7分，第3題10分，共24分)

1.只要是本單位在進行職能活動中形成或收到，能夠反映這些職能活動并且仍然具有查考價值的文件，即使利用期限很短，將來也不用移交檔案館保存的，均應列入歸檔范圍。特別應注意歸檔保存平時容易忽視的文件，如公文的附件和未經收發文登記的各種"帳外"文件材料。還應注意收藏有關的資料。

2.主要由如下子系統構成：

①檔案用戶信息反饋系統，它是對檔案管理系統總體目標和系統運行發生影響的反饋系統。

②檔案統計信息反饋系統，是對檔案管理系統中各分系統和系統總體運行情況都起反饋控制作用的系統;

③此外還有檔案管理具體操作人員對操作指令執行情況的隨機反饋子系統。

3.①這是為了便于按事由類同性原則組織分類目錄(答"便于從分類途徑檢索檔案信息"同樣給分)。②而這樣做的必要性又在于：檔案信息僅僅根據有機(歷史)聯系，即根據檔案形成過程分類和檢索是不夠的。因為，人們有時又需將產生于不同活動過程卻具有同類事由的檔案排比在一起作共性研究;或從此種角度出發，超脫檔案有機整 體原有界限去組合并檢索檔案信息;更有的用戶對檔案形成過程陌生，不善于從此一過程出發檢索。③所以將檔案信息按事由類同性，即按社會職能分工分類(或組織成分類目錄)，就能從另一種角度和途徑滿足用戶的各種需求。④以事由類同性為基礎的分類表《中國檔案分類法》是全國統一的，也就可滿足全國聯網檢索的需要。

紹興市人民政府辦公室(通知)

紹市府辦發(1994)79號

轉發市檔案局關于加強我市各級

經濟開發區檔案工作意見的通知

各縣(市)人民政府、市政府有關部門：

市政府同意市檔案局《關于加強我市經濟開發區檔案工作的意見》，現轉發給你們，請認真

貫徹執行。

紹興市人民政府辦公室

一九九四年十二月六日

主題詞：檔案 工作 意見 通知

抄送：市委辦，市人大辦，市政協辦

紹興市人民政府辦公室 共印30份

關于加強我市各級

經濟開發區檔案工作的意見

為了加強我市各級經濟開發區檔案工作，科學地管理檔案，充分發揮檔案在開發區建設中的作用，根據《檔案法》和中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布的《機關檔案工作條例》及省、市有關規定，現就加強我市經濟開發區檔案工作提出以下意見：

一、充分認識做好開發區檔案工作的重要性。開發區檔案記錄和反映了開發區管委會的主要職能活動，是開發區改革開放、建設和發展的真實記錄。同時，開發區檔案也是國家檔案的組成部分，做好開發區檔案工作不僅是貫徹落實《檔案法》的需要，也是維護開發區真實歷史面貌和保障開發區深入發展提供利用的需要。(下略)

二、切實加強對開發區檔案工作的領導。各開發區管委會要把檔案工作列入開發區建設和發展規劃，列入領導工作議事日程，明確分管領導，配備與檔案工作量相適應的專、兼職檔案人員，解決開展檔案工作必需的庫房和有關設備，以確保檔案工作與開發區建設同步發展。

三、各開發區管委會都應建立綜合檔案室，實行各種門類、載體檔案的集中管理。要按照國家有關檔案工作的標準和規范，加強檔案業務建設工作。綜合檔案室的職責是(下略)

四、各開發區形成的建設檔案與中心城市的城建檔案是一個整體，不可分割。各開發區應在形成、積累、整理的基礎上按浙政發(1994)152號文件要求及時向所在市(縣)城建檔案館報送一套完整、準確的建設檔案。開發區管委會從方便利用的角度出發可保留一套復制件。

五、各開發區管委會及各職能部門在工作中應注意充分利用現有的檔案信息資源，特別是水文、地質檔案和地下隱蔽工程檔案等，以提高工作效率，減少不應有的損失。

六、各級檔案行政管理部門是開發區檔案工作的主管部門，要重視和加強對開發區檔案工作的監督指導，使開發區的檔案工作及早走上制度化、規范化軌道;市、縣(市)各有關主管部門應加強對進區所屬企事業單位檔案工作的監督指導，敦促其貫徹落實黨和國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規及業務標準、技術規范;土管、工商等有關部門要管理好自身在開發區工作中形成的檔案。