第三節 企業文件立卷

企業文件立卷：將企業文件系統整理，組成案卷并對案卷內文件進行排序的過程，實質上是一項把零散、無序的文件進行有序化組織的工作。

簡：企業文件立卷的要求：

案卷是一組具有有機聯系、價值與密級相同的企業文件的最小集合體。組織企業文件案卷的要求：

1、 企業文件的案卷必須方便保管和利用;

2、 案卷必須符合一定的質量要求：

1) 必須是一組具有有機聯系的企業文件;

2) 卷內文件數量適度;

3) 卷內文件的保存價值與密級應基本一致;

4) 案卷外形力求規范、整齊、美觀、實用。

3、必須按照企業各種文件不同的形成規律，分別利用科學合理的立卷方法，及時組強案卷。

選：案卷的本質特征是有機聯系。

簡：確定經營管理文件的案卷單元的方法?

1、 按問題確定案卷單元。就是把反映同一問題或同一件事物的相關文件組成案卷，通常采用一事一卷、一事數卷、同事一卷等方法。

2、 按作者確定案卷單元。就是將同一作者形成的文件組成案卷。

3、 按時間確定案卷單元。就是將同一時間范圍內形成的或內容針對同一時間的文件組成案卷。這種方法，適用于時間性強的文件，如計劃、總結、統計材料等。

4、 按名稱確定案卷單元。就是把文件種類名稱相同的文件組成案卷。這種方法，多應用于一些綜合性文件，如綜合性工作計劃、總結報告、工作簡報、會議記錄等。

5、 按地區確定案卷單元。就是把內容涉及同一地區的文件集中組卷。

確定科技文件案卷單元時應注意3點：

1、 當機電基型產品發展成系列產品或變型產品時，相互之間的文件，特別是圖樣，會有重復的現象。

2、 當產品、設備(非標準)和工程設計采用標準圖、通用圖和借用圖時，不必復制這些圖紙與新形成的文件一起立卷，只需在文件目錄中注明這些圖紙的名稱、圖號即可。

3、 當產品、設備革新、改造，工程、設備使用、維修、改擴建時，新形成的文件應單獨立卷，不必將原來相應的案卷拆重組，既減少勞動量，也能反映企業生產、技術發展的歷史過程。

簡：確定會計文件案卷單元的方法?

1、 會計憑證，一般由經辦會計將當月憑證按形成時間先后分別裝訂成冊，案卷的厚度不超過3cm;

2、 會計賬本，基本上是一賬一卷;

3、 會計報表，年報、季報、月報分別組卷。

選：對于卷內文件，不需重新編頁號的是成套圖樣、計算書

選：不屬于卷內文件目錄應當包括的內容有：密級、保管期限

選：備考表的主要內容包括：

立卷人;

檢查人;

立卷時間;

案卷情況說明。

選：案卷題名是封面的核心內容，處于封面的中心突出位置。

簡：什么是案卷?

案卷是一組具有有機聯系、價值相同、密級相同的企業文件的最小集合體;按照國家有關規定的要求，組織企業文件的案卷是企業各職能部門的本職工作，企業檔案工作者對這項工作負有協助、指導和監督的職責。

簡：案卷必須符合一定的質量要求?

答：(1)案卷必須是一組具有有機聯系的企業文件，而不是內容毫不相關的一堆文件的隨意組合。

(2)案卷內企業文件的數量要適度。

(3)案卷內企業文件的保存價值和密級應基本一致。

(4)案卷外形應烽求規范、整齊、美觀、實用。

簡：確定科技文件案卷單元的方法?

1、 按結構組卷。這種方法主要適用于機械產品和設備科技文件，特別是圖樣部分。

2、 按子項組卷。這種方法，主要適用于基本建設工作文件。

3、 按工序或階段確定案卷單元。就是按相同的生產工藝過程或同一工作階段進行組卷。

4、 按專業組卷。就是按文件內容所反映的專業性質進行組卷。

確定科技文件案卷單元時，應處理好以下幾個問題：

(1)當機電基型產品發展成系列產品或變型產品時，相互之間的文件，應以基型產品為基礎，保證其齊全成套;其他產品的文件，一般只保存本身專用的部分。

(2)當產品、設備(非標準)和工程設計采用標準圖、通用圖和借用圖時，不必復制這些圖紙與新形成的文件一起立卷。

(3)當產品、設備革新、改造，工程、設備使用、維修、改擴建時，新形成的文件應單獨立卷。

簡：案卷編目的涵義和內容

劃分案卷的范圍并予以排序之后，須以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷內文件的內容和成份。主要的內容有：編頁號，編制卷內目錄，填寫備考表，填寫案卷封面和脊背標簽等，最終組成案卷。

1、 編頁號：若一卷文件形成時已編有頁號，不必另行編制，如成套圖樣、計算書等。

2、 編制卷內文件目錄：項目有：每份文件的排列序號、題名、編號、責任者、編制日期、所在頁號和備注等。

3、 備考表：主要內容：案卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。

4、 案卷封面和脊背標簽，最終組成案卷：案卷題名是封面的核心內容。