第三章企業文件的形成與歸檔

　　名或簡：企業文件：在企業生產建設、經營管理等各項活動中，按一定的程序和要求形成的原始記錄。企業文件也是一個綜合性的概念，它是企業一切科技、生產和管理實踐活動形成的各種形式的原始記錄，不是某一類企業文件的專指稱謂。

　　選：企業文件管理工作包括企業文件的形成、積累、整理、歸檔等4方面的內容。

　　第一節企業文件的形成

　　簡：企業創立時期文件的形成

　　企業的創立，就是通過法定的程序，組成一個具有獨立主體地位的經濟實體，并在該實體內部根據特定的需要，設置一整套組織管理系統，使其按既定的目標運行;一般而言，企業的設立主要包括籌備和申請登記兩個階段。

　　在企業創立時期主要形成的文件有：

　　1、創辦機會的選擇及其可行性研究過程中形成的文件。

　　2、企業章程及有關部門的批準文件。

　　3、企業基本建設活動中形成的文件。

　　4、注冊申請報告、企業資信證明、營業執照。

　　5、人事材料。

　　6、財務和會計文件，主要是企業資金籌措過程和結果的記錄文件，如借貸合同、募股申請文件、股東出資證明書、資產評估報告、財務審計報告、驗資報告等。

　　7、企業成立文件。

　　8、商標注冊文件。

　　9、其他一些原始材料。

　　簡：企業調整階段形成的文件

　　1.企業合并、分立時期形成的文件

　　合并是指兩個或兩個以上的企業，依照法律規定、行政命令或合同的約定，經過一定的法律程序，變為一個企業法人的行為。

　　一般的合并程序及其產生的文件包括：

　　1)調查論證

　　2)報批審查

　　3)清產核資

　　4)通知及公告

　　5)法律公證

　　6)工商變更登記

　　企業分立是指一個企業法人依據法律規定或企業自行決策，經過一定的法律程序，分解為兩上或兩個以上的企業法人的行為。

　　2、企業整頓時期形成的文件

　　整頓是指企業因經營管理不善造成虧損，不能清償到期債務時，為維持社會經濟秩序，恢復企業生計，調整企業債務，改善企業經營管理的秩序，恢復正常的企業行為而采取的具體措施。

　　整頓中形成的文件有：

　　1)申請整頓

　　2)整頓方案

　　3)形成審議書

　　4)法院的裁定材料

　　5)整頓方案的實施文件

　　6)終止整頓程序的文件

　　簡：企業破產文件的形成?

　　破產是指企業債務人不能清償到期債務時，為保護多數債權人的利益，處理債務人而進行的一種訴訟程序。

　　破產過程中形成的文件有：

　　1、向債務人所在地法院提出破產申請

　　2、債權人向法院申報債權期滿后，陸續召開若干次債權人會議。會議主要負責審查有關的債權記錄和證明材料;這一階段形成的主要文件有：債權記錄和證明材料、和解協議(未申請整頓的企業不產生該文件)、破產財產處理與分配方案、歷次債權人會議文件等。

　　3、法院宣告破產的發布公告

　　4、法院指定組成清算組，進行破產清算

　　5、企業破產分配方案及其形成的一系列原始記錄。

　　第二節企業文件形成工作的管理

　　簡：企業文件形成的特點?

　　1、與企業各項活動同步進行。如針對科技文件的形成與企業科技、生產活動同步進行的特點，實行“4同步”的管理措施。

　　2、來源分散，種類、類型呈多樣化趨勢發展

　　3、不同種類的企業文件形成規律不同

　　4、標準化程度日益提高

　　簡：4同步：

　　企業下達科技、生產計劃與提出科技文件的形成、積累、整理、歸檔要求同步，檢查科技、生產活動計劃與檢查文件的形成、積累情況同步，鑒定、驗收科技、生產成果與鑒定、驗收文件是否完整、準確、系統，是否符合歸檔要求同步;上級登記科技成果及成果申報獲獎、科技人員提職考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。