第十一章 公文辦理程序

  第一節 公文辦理程序概述

  （1）公文辦理程序：就是指公文在機關內部形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。

  （2）公文辦理示意圖：略。P305

  第二節 收文辦理程序

  收文：是指機關文書部門收進行外文單位發來的文件材料。

  收文辦理：是指文書部門收到文件材料后，在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環節稱之為收文辦理程序。

  過程包括：簽收、拆封與登記；分發與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。分述如下：

  （1）簽收、拆封和登記

  1）簽收。是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。

  機關的收文主要有三個來源：

  一是機要交通送來的機要件；

  二是郵局送來的掛號函件和電報；

  三是外機關和部門直接送來的文件材料。

  對照公文投遞單或送文登記簿認真清點，做到四查清：

  1.查清信封或封筒上的收文機關名稱，是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收；

  2.查清文件號碼與遞送人在簽收登記上所登的號碼是否一致；

  3.查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發現有散包、破封、密封條被拆等情況，應及時追查原因；

  4.查清文件的登記件數與實有件數是否相符。

  2）拆封。

  1.對于寫明某某領“親收”、“親啟”的封件，則由領導人本人拆封或由其委托的人代拆。

  2.密件則應交機要文書或機要室拆封。

  3）登記。就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，經保正文件的收受和處理。

  公文登記的作用主要有：

  1.便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；

  2.便于檢查和檢索文件；

  3.便于文件的統計和催辦工作；

  4.作為核對與交接文件的憑據。

  公文登記的具體范圍：

  1.上下級機關文件。包括指導性、參閱性和需要辦理的文件；

  2.下級機關文件。包括請示、報告性文件；

  3.重要的帶有密級的刊物、資料；

  4.其他機關商洽問題和需要答復的文件；

  5.上級機關召開會議印發的會議文件材料。

  不必登記的材料和文件：

  1.各種公開的和內部不保密的出版物；

  2.一般的公開信和不應拆的私人信件；

  3.已被綜合性文件包括的文件材料；

  4.行政事務性的通知、便函、介紹信和請柬等；

  5.領導“親收”、“親啟”件，這類信件應由收件人本人或其委托人收閱后，認為須交機關存查或處理的，再行登記，并交有關部門處理。

  外收發文登記項目包括：收到文件的流水順號、收到日期、來文機關、來文封皮號、密級、分送部門、簽收、備注等。（外收發使用的《收文登記簿》P308）

  內收發的收文登記主要項目應包括：收文順序號、收到日期、來文機關、來文字號、標題或摘由、密級、份數、承辦單位、簽收人、復文號、歸入卷號、備注等。

  收文登記的形式：薄冊式、聯單式、卡片式 .（具體參見：P309-313）

  （2）分發和傳閱

  1.分發。亦稱分辦，是指文書人員在文件