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第十章  公文處理工作

  第一節(jié)  公文處理工作概述

  1）什么是公文處理工作：廣義上說(shuō)，公文處理工作就是運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法對(duì)機(jī)關(guān)公文的擬制、辦理、管理以級(jí)立卷歸檔所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。

  廣義可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：

  1.從發(fā)文階段來(lái)說(shuō)：從思想觀點(diǎn)的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。

  2.從收文階段來(lái)說(shuō)，從來(lái)文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復(fù)等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。

  3.從公文的管理來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好公文的管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。

  4.從公文的立卷歸檔階段來(lái)說(shuō)，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對(duì)今后的機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)工作活動(dòng)仍然具有一定查考利用價(jià)值的文件，進(jìn)一步整理立卷，進(jìn)行歸檔保存，必須經(jīng)歷一系列的處理環(huán)節(jié)。

  狹義方面來(lái)說(shuō)：主要是指機(jī)關(guān)內(nèi)文書(shū)工作人員所承擔(dān)的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。

  2）公文處理工作的特點(diǎn)：

  1.政治性。是指機(jī)關(guān)的公文的處理直接關(guān)系到黨和國(guó)家的方針、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行。

  2.時(shí)限性。是指公文處理工作中，時(shí)間上的限定性要求是非常嚴(yán)格的。

  3.機(jī)要性。是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程序的機(jī)密性，以及文書(shū)工作崗位的重要性。

  4.規(guī)范性。是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過(guò)程中，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范。

  3）公文處理工作的作用：

  公文處理工作對(duì)機(jī)關(guān)工作人員所起的作用主要表現(xiàn)在：

  1.助手作用。在機(jī)關(guān)內(nèi)部，公文處理工作是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)工作者不可或缺的助手。

  2.紐帶作用。任何一個(gè)機(jī)關(guān)，都不能孤立地存在，都有上下左右的機(jī)關(guān)與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。

  3.查考作用。其中一部分按規(guī)定移交檔案管，作為長(zhǎng)期或永久保存，以備日后查考之用。

  第二節(jié)  公文處理工作的任務(wù)與組織

  （1）公文處理工作的基本任務(wù)：科學(xué)地組織機(jī)關(guān)的文書(shū)工作，及時(shí)準(zhǔn)確在處理機(jī)關(guān)的往來(lái)公文，有條理地、安全地運(yùn)轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

  基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：

  1.文件的收發(fā)、登記和分類(lèi)；

  2.文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；

  3.文件的撰寫(xiě)、校核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)和用印；

  4.會(huì)議、匯報(bào)、電話的記錄和整理；

  5.文件材料的平時(shí)歸卷、提供借閱與保管；

  6.文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；

  7.處理群眾來(lái)信；

  8.為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書(shū)工作的任務(wù)。

  （2）公文處理工作的組織：

  1）公文處理工作的組織機(jī)構(gòu)：

  1.對(duì)于一些較大的機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)。可考慮設(shè)立專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)，歸機(jī)關(guān)的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。

  2.對(duì)于一些較小的機(jī)關(guān)，或者基層單位來(lái)說(shuō)。 一般只在辦公室設(shè)一兩個(gè)專(zhuān)職或者兼職的文書(shū)工作人員也就夠了。

  3.對(duì)于一些企業(yè)單位來(lái)說(shuō)。大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設(shè)文書(shū)科或秘書(shū)科等公文處理工作機(jī)構(gòu)；小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設(shè)專(zhuān)、兼職的文書(shū)工作