第十章  公文處理工作

  第一節  公文處理工作概述

  1）什么是公文處理工作：廣義上說，公文處理工作就是運用科學的原則、程序和方法對機關公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。

  廣義可以從以下幾個方面來理解：

  1.從發文階段來說：從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關與領導簽發定稿以至印制發出所必須經歷的一系列處理環節。

  2.從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復等，也必須經歷一系列處理環節。

  3.從公文的管理來說，機關秘書部門應當切實做好公文的管理工作，既要充分發揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環節。

  4.從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機關的機關工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步整理立卷，進行歸檔保存，必須經歷一系列的處理環節。

  狹義方面來說：主要是指機關內文書工作人員所承擔的公文的收發、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。

  2）公文處理工作的特點：

  1.政治性。是指機關的公文的處理直接關系到黨和國家的方針、法令法規的貫徹執行。

  2.時限性。是指公文處理工作中，時間上的限定性要求是非常嚴格的。

  3.機要性。是指公文處理所涉及的一些文件的內容具有不同程序的機密性，以及文書工作崗位的重要性。

  4.規范性。是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統一的規范。

  3）公文處理工作的作用：

  公文處理工作對機關工作人員所起的作用主要表現在：

  1.助手作用。在機關內部，公文處理工作是機關領導人和業務工作者不可或缺的助手。

  2.紐帶作用。任何一個機關，都不能孤立地存在，都有上下左右的機關與之發生各種各樣的聯系。

  3.查考作用。其中一部分按規定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。

  第二節  公文處理工作的任務與組織

  （1）公文處理工作的基本任務：科學地組織機關的文書工作，及時準確在處理機關的往來公文，有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文，正確地發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現代化建設服務。

  基本任務的主要內容包括以下幾個方面：

  1.文件的收發、登記和分類；

  2.文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；

  3.文件的撰寫、校核、簽發、繕印、校對和用?。?/span>

  4.會議、匯報、電話的記錄和整理；

  5.文件材料的平時歸卷、提供借閱與保管；

  6.文件材料的系統整理、編目和歸檔工作；

  7.處理群眾來信；

  8.為機關領導準備有關資料并完成機關領導人交辦的其他文書工作的任務。

  （2）公文處理工作的組織：

  1）公文處理工作的組織機構：

  1.對于一些較大的機關來說。可考慮設立專門的機構，歸機關的辦公廳（室）領導。

  2.對于一些較小的機關，或者基層單位來說。 一般只在辦公室設一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。

  3.對于一些企業單位來說。大中型企業都在辦公室內設文書科或秘書科等公文處理工作機構；小型企業則只在辦公室內設專、兼職的文書工作