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　　十六、會議記錄

　　為使會議的決議能在今后得到很好的貫徹和執行，并作為以后檢查執行情況等的根據，或者便于傳達一次會議的精神，有必要把會議的具體內容記錄下來。這些記錄的材料，就叫“會議記錄”。記錄要真實準確，符合原意。

　　會議記錄包括兩個部分：

　　（一）會議的組織情況：

　　1.會議的名稱。

　　2.開會的時間、地點。

　　3.出席人數，如果人數不多，可一一寫明姓名。

　　4.列席人數，也可寫出姓名或只寫列席人員范圍。

　　5.缺席人數，也可一一寫出姓名，注明缺席原因。

　　6.主持人。

　　7.記錄人。

　　（二）會議內容，是會議記錄的主要部分。記錄方法有兩種：

　　1.摘要記錄。只記會上報告了什么事情，討論了什么問題，通過了什么決議。

　　2.詳細記錄。要把每一個人的發言都記下來。

　　會議結束，記錄完了，另起一行寫“散會”兩字。

　　最后，要由主席或主持人和記錄人簽名。

　　為了提高記錄速度，可以適當使用一些自己熟悉的簡稱、代號、符號，待會議間歇或會后整理時再補上全稱或原稱。必要時，可以學習速記法。

　　十七、決定

　　決定是機關、社會團體對某些問題或重大行動作出安排。決定一經作出，就不容改變，必須照辦。它或者是有法規作用，或者是有行政約束力，所以，作決定時，必須十分慎重。

　　1.標題寫“決定”或“關于××的決定”等字樣。

　　2.寫正文內容，交代作出決定的原因和決定本身。

　　3.最后寫作出決定單位的名稱（加蓋公章）和作出決定的日期。

　　十八、工作計劃

　　工作計劃是一個單位或團體在一定時期內的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。

　　（一）工作計劃的格式：

　　1.計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××印刷廠團委1986年工作計劃”。

　　2.計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么怎么做、做到什么程度。

　　3.最后寫訂立計劃的日期。

　　（二）工作計劃的內容。一般地講，包括：

　　1.情況分析（制定計劃的根據）。制定計劃前，要分析研究工作現狀，充分了解下一步工作是在什么基礎上進行的，是依據什么來制定這個計劃的。

　　2.工作任務和要求（做什么）。根據需要與可能，規定出一定時期內所應完成的任務和應達到的工作指標。

　　3.工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務以后，還需要根據主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務的完成。

　　（三）制訂好工作計劃須經過的步驟：

　　1.認真學習研究上級的有關指示辦法。領會精神，武裝思想。

　　2.認真分析本單位的具體情況，這是制訂計劃的根據和基礎。

　　3.根據上級的指示精神和本單位的現實情況，確定工作方針、工作任務、工作要求，再據此確定工作的具體辦法和措施，確定工作的具體步驟。環環緊扣，付諸實現。

　　4.根據工作中可能出現的偏差、缺點、障礙、困難，確定預算克服的辦法和措施，以免發生問題時，工作陷于被動。

　　5.根據工作任務的需要，組織并分配力量，明確分工。

　　6.計劃草案制定后，應交全體人員討論。計劃是要靠群眾來完成的，只有正確反映群眾的要求，才能成為大家自覺為之奮斗的目標。

　　7.在實踐中進一步修訂、補充和完善計劃。計劃一經制定出來，并經正式通過或批準以后，就要堅決貫徹執行。在執行過程中，往往需要繼續加以補充、修訂，使其更加完善，切合實際。

　　十九、總結

　　總結，就是把某一時期已經做過的工作，進行一次全面系統的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么、提高。

　　（一）基本情況。

　　1.總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環境和基礎等進行分析。

　　2.成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現在哪些方面，是什么性質的，怎樣產生的，都應講清楚。

　　3.和教訓。做過一件事，總會有經驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。

　　4.今后的打算。根據今后的工作任務和要求，吸取前一時期工作的經驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。

　　（二）寫好總結需要注意的問題

　　1.總結前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關情況，或者把總結的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領導出觀點，到群眾中找事實的寫法。

　　2.一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。

　　3.條理要清楚。總結是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。

　　4.要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質的，有現象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結中的問題要有主次、詳略之分，該詳的要詳，該略的要略。

　　5.總結的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執筆，或親自主持討論、起草、修改。

　　二十、發言稿

　　發言稿是參加會議者為了在會議上表達自己意見、看法或匯報思想、工作情況而事先準備好的文稿。

　　發言稿寫法比較靈活，結構形式要求也不那么嚴格，可以根據會議的內容、需要等情況而有所區別。常見的形式有：

　　①開門見山提出本人要談的問題及對問題的看法，然后說明理由，最后照應開頭對全文做簡明扼要的總結。

　　②直接寫出要講的幾個問題或幾點意見，可用序號1、2、3等表示，問題講完，即告結束，不寫開頭和結尾。

　　③匯報經驗、情況的發言，內容比較系統，它包括情況敘述、經驗介紹、體會收獲等，這幾方面的內容要連貫地寫出來，構成一篇比較完整的文章。

　　寫發言稿時，要注意三點：

　　①觀點鮮明。對問題持什么看法，要明確表態。對尚未認識清楚的問題，要實事求是說明，不要含糊其詞，如果是匯報性的發言，要中心明確，重點突出，不必面面俱到。

　　②條理清楚。一篇發言稿要談幾方面的問題，每一方面問題要講哪些條目。都要安排得有條有理，讓人聽起來容易抓住重點。

　　③語言簡潔明快。發言是直接面向聽眾，所以，發言的語言一定要簡潔明快，盡量不使用冗長羅嗦的句子，更不要使用一些深奧難懂的詞句，話要說得準確、易懂，最好運用大眾語言。