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　　十六、會(huì)議記錄

　　為使會(huì)議的決議能在今后得到很好的貫徹和執(zhí)行，并作為以后檢查執(zhí)行情況等的根據(jù)，或者便于傳達(dá)一次會(huì)議的精神，有必要把會(huì)議的具體內(nèi)容記錄下來(lái)。這些記錄的材料，就叫“會(huì)議記錄”。記錄要真實(shí)準(zhǔn)確，符合原意。

　　會(huì)議記錄包括兩個(gè)部分：

　　（一）會(huì)議的組織情況：

　　1.會(huì)議的名稱。

　　2.開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)。

　　3.出席人數(shù)，如果人數(shù)不多，可一一寫明姓名。

　　4.列席人數(shù)，也可寫出姓名或只寫列席人員范圍。

　　5.缺席人數(shù)，也可一一寫出姓名，注明缺席原因。

　　6.主持人。

　　7.記錄人。

　　（二）會(huì)議內(nèi)容，是會(huì)議記錄的主要部分。記錄方法有兩種：

　　1.摘要記錄。只記會(huì)上報(bào)告了什么事情，討論了什么問(wèn)題，通過(guò)了什么決議。

　　2.詳細(xì)記錄。要把每一個(gè)人的發(fā)言都記下來(lái)。

　　會(huì)議結(jié)束，記錄完了，另起一行寫“散會(huì)”兩字。

　　最后，要由主席或主持人和記錄人簽名。

　　為了提高記錄速度，可以適當(dāng)使用一些自己熟悉的簡(jiǎn)稱、代號(hào)、符號(hào)，待會(huì)議間歇或會(huì)后整理時(shí)再補(bǔ)上全稱或原稱。必要時(shí)，可以學(xué)習(xí)速記法。

　　十七、決定

　　決定是機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體對(duì)某些問(wèn)題或重大行動(dòng)作出安排。決定一經(jīng)作出，就不容改變，必須照辦。它或者是有法規(guī)作用，或者是有行政約束力，所以，作決定時(shí)，必須十分慎重。

　　1.標(biāo)題寫“決定”或“關(guān)于××的決定”等字樣。

　　2.寫正文內(nèi)容，交代作出決定的原因和決定本身。

　　3.最后寫作出決定單位的名稱（加蓋公章）和作出決定的日期。

　　十八、工作計(jì)劃

　　工作計(jì)劃是一個(gè)單位或團(tuán)體在一定時(shí)期內(nèi)的工作打算。寫工作計(jì)劃要求簡(jiǎn)明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能含糊。

　　（一）工作計(jì)劃的格式：

　　1.計(jì)劃的名稱。包括訂立計(jì)劃單位或團(tuán)體的名稱和計(jì)劃期限兩個(gè)要素，如“××印刷廠團(tuán)委1986年工作計(jì)劃”。

　　2.計(jì)劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項(xiàng)目和指標(biāo)，實(shí)施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么怎么做、做到什么程度。

　　3.最后寫訂立計(jì)劃的日期。

　　（二）工作計(jì)劃的內(nèi)容。一般地講，包括：

　　1.情況分析（制定計(jì)劃的根據(jù)）。制定計(jì)劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來(lái)制定這個(gè)計(jì)劃的。

　　2.工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時(shí)期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。

　　3.工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

　　（三）制訂好工作計(jì)劃須經(jīng)過(guò)的步驟：

　　1.認(rèn)真學(xué)習(xí)研究上級(jí)的有關(guān)指示辦法。領(lǐng)會(huì)精神，武裝思想。

　　2.認(rèn)真分析本單位的具體情況，這是制訂計(jì)劃的根據(jù)和基礎(chǔ)。

　　3.根據(jù)上級(jí)的指示精神和本單位的現(xiàn)實(shí)情況，確定工作方針、工作任務(wù)、工作要求，再據(jù)此確定工作的具體辦法和措施，確定工作的具體步驟。環(huán)環(huán)緊扣，付諸實(shí)現(xiàn)。

　　4.根據(jù)工作中可能出現(xiàn)的偏差、缺點(diǎn)、障礙、困難，確定預(yù)算克服的辦法和措施，以免發(fā)生問(wèn)題時(shí)，工作陷于被動(dòng)。

　　5.根據(jù)工作任務(wù)的需要，組織并分配力量，明確分工。

　　6.計(jì)劃草案制定后，應(yīng)交全體人員討論。計(jì)劃是要靠群眾來(lái)完成的，只有正確反映群眾的要求，才能成為大家自覺(jué)為之奮斗的目標(biāo)。

　　7.在實(shí)踐中進(jìn)一步修訂、補(bǔ)充和完善計(jì)劃。計(jì)劃一經(jīng)制定出來(lái)，并經(jīng)正式通過(guò)或批準(zhǔn)以后，就要堅(jiān)決貫徹執(zhí)行。在執(zhí)行過(guò)程中，往往需要繼續(xù)加以補(bǔ)充、修訂，使其更加完善，切合實(shí)際。

　　十九、總結(jié)

　　總結(jié)，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過(guò)的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績(jī)，存在哪些缺點(diǎn)和不足，有什么、提高。

　　（一）基本情況。

　　1.總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡(jiǎn)單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對(duì)工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。

　　2.成績(jī)和缺點(diǎn)。這是總結(jié)的中心。總結(jié)的目的就是要肯定成績(jī)，找出缺點(diǎn)。成績(jī)有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

　　3.和教訓(xùn)。做過(guò)一件事，總會(huì)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。

　　4.今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。

　　（二）寫好總結(jié)需要注意的問(wèn)題

　　1.總結(jié)前要充分占有材料。最好通過(guò)不同的形式，聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來(lái)，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點(diǎn)，到群眾中找事實(shí)的寫法。

　　2.一定要實(shí)事求是，成績(jī)不夸大，缺點(diǎn)不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。

　　3.條理要清楚。總結(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。

　　4.要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時(shí)要去蕪存精。總結(jié)中的問(wèn)題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊敚撀缘囊浴?/p>

　　5.總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負(fù)責(zé)人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

　　二十、發(fā)言稿

　　發(fā)言稿是參加會(huì)議者為了在會(huì)議上表達(dá)自己意見(jiàn)、看法或匯報(bào)思想、工作情況而事先準(zhǔn)備好的文稿。

　　發(fā)言稿寫法比較靈活，結(jié)構(gòu)形式要求也不那么嚴(yán)格，可以根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、需要等情況而有所區(qū)別。常見(jiàn)的形式有：

　　①開(kāi)門見(jiàn)山提出本人要談的問(wèn)題及對(duì)問(wèn)題的看法，然后說(shuō)明理由，最后照應(yīng)開(kāi)頭對(duì)全文做簡(jiǎn)明扼要的總結(jié)。

　　②直接寫出要講的幾個(gè)問(wèn)題或幾點(diǎn)意見(jiàn)，可用序號(hào)1、2、3等表示，問(wèn)題講完，即告結(jié)束，不寫開(kāi)頭和結(jié)尾。

　　③匯報(bào)經(jīng)驗(yàn)、情況的發(fā)言，內(nèi)容比較系統(tǒng)，它包括情況敘述、經(jīng)驗(yàn)介紹、體會(huì)收獲等，這幾方面的內(nèi)容要連貫地寫出來(lái)，構(gòu)成一篇比較完整的文章。

　　寫發(fā)言稿時(shí)，要注意三點(diǎn)：

　　①觀點(diǎn)鮮明。對(duì)問(wèn)題持什么看法，要明確表態(tài)。對(duì)尚未認(rèn)識(shí)清楚的問(wèn)題，要實(shí)事求是說(shuō)明，不要含糊其詞，如果是匯報(bào)性的發(fā)言，要中心明確，重點(diǎn)突出，不必面面俱到。

　　②條理清楚。一篇發(fā)言稿要談幾方面的問(wèn)題，每一方面問(wèn)題要講哪些條目。都要安排得有條有理，讓人聽(tīng)起來(lái)容易抓住重點(diǎn)。

　　③語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明快。發(fā)言是直接面向聽(tīng)眾，所以，發(fā)言的語(yǔ)言一定要簡(jiǎn)潔明快，盡量不使用冗長(zhǎng)羅嗦的句子，更不要使用一些深?yuàn)W難懂的詞句，話要說(shuō)得準(zhǔn)確、易懂，最好運(yùn)用大眾語(yǔ)言。