分發：亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。
問題特征：是指文件材料的內容所反映的問題、事物、事件、人物、工作性質等具有的共同特點。
地區特征：又稱地理特征，指的是文件內容所涉及的地區，又指文件作者所在的地區。
公文立卷：是指機關文書部門將已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。
案卷：是指有關某一問題或某項工作活動的系統的具有密切聯系的文件材料組合體。
文書部門立卷制度：指由機關的承辦和處理公文的部門負責進行立卷的制度。
傳閱：是指單位或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各位領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。
審核：是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發之前，對公文的內容、體式進地的全面審核和檢查。
修訂本：是指對于已經發布生效的文件，在實行一個時期以后，文件中的某些內容已不適合當前的情況需要進行修改補充，這種重新予以修改補充再行發布的文本，稱為修訂本。從修訂本發布之日起，原文本即行失效。
試行本、暫行本：大多用于一些法規性文件，在制發機關認為文件內容還不十分成熟，還必須經過一定時期的實踐檢驗，再行修改時所使用的文本。
外交公報：涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發表的文件，主要公布會談各方的觀點及取得的共識。
表彰先進型通報：用于表彰個體或群體的先進人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎勵，分析他們的先進思想，指出應該向他們學習什么。
個案性調查報告：針對工作中遇到的特殊個案寫成的調查報告，目的是為解決問題提供事實根據。調查人員一般臨時組織，涉及專業技術的還要請專家學者參加。
閉幕詞：是在大會結束時由主要領導人向大會宣傳的概括大會主要精神、總結大會成果、指出會后努力方面的文稿。
傳達事項型通報：用于將領導掌握的精神或情況傳達給下屬，以便下屬在開展工作、處理問題時能做到心中有數。
政務性調查報告：一般由政府工作人員調查后寫成，調查內容、范圍由領導機關決定，目的是為制訂方針、法律法規，解決工作中的種種問題，提供可供決策參考的情況。
規章類文書：是規范工作、活動、行為等的法規、規章類文書，適用于黨政系統、社會團體、企業事業單位及各類組織機構。
政務性調查報告：一般由政府工作人員調查后寫成，調查內容、范圍由領導機關決定，目的是為制訂方針、法律法規，解決工作中的種種問題，提供可供決策參考的情況。
指示性批復：針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導下級工作的性質。指示性批復的作用相當于“指示”，下級必須遵照上級批復的精神執行。
規章類文書：是規范工作、活動、行為等的法規、規章類文書，適用于黨政系統、社會團體、企業事業單位及各類組織機構。
批評錯誤型通報：用于批評犯錯誤的個人或群體，公布他們的錯誤事實，宣布給他們什么處分，分析錯誤的性質，指明應吸取的教訓。
傳達事項型通報：用于將領導掌握的精神或情況傳達給下屬，以便下屬在開展工作、處理問題時能做到心中有數。