收集有關材料

1.收集、閱讀和研究有關的文件材料

我們要收集閱讀有關的內容材料，比如我們要寫一個有關貫徹上級精神的通知，首先要對上級的文件進行仔細的研究，要認真領會精神實質，才能全面準確的體現內容。

2.深入下去，收集有關的實際材料

寫這種貫徹性通知，除了要掌握上級的文件精神以外，還要根據實際情況進行研究，我們說理論要與實際結合起來，只有結合了本單位的實際，才能做到從實際出發，所以我們要根據實際情況收集掌握一些實際材料，這樣才能提出一些針對性的意見。收集材料和調查研究，是一個充分醞釀的過程，也是我們進行構思的一個過程，這樣在收集材料的過程中，可以使我們的觀點進一步深化，同時還可以收集一些典型的材料。

材料的搜集要求：真實、典型、適用、時效。

真實是材料的生命 ，如果不典型就沒有代表性和說服力。

適用性也就是說這個材料能夠用來證明我們的觀點，能夠說明一些問題。

時效性就是這個材料可能在這一段時間內是有用的，是能夠說明這個問題的，隨著時間的推移發生情況的變化，不能證明這個觀點。

認真起草正文

1.把握公文主題，選好用好材料。公文的主題就是公文要說明和解決的主要問題，公文的主題往往是經過領導確定或集體研究過的，這同其它的主題不一樣，公文撰寫人員的責任，就是在行文當中，要圍繞已經確定過的主題，怎么樣把確定的主題表現出來，不能夠任意發揮。寫作的時候要始終圍繞一個明確的主題來起草，要做到中心突出，主旨單一，也就是我們通常所說的，“一文一事”，觀點要明確、要開門見山，對于材料要進行精心的選擇，選好用好材料。

2.觀點正確、情況確實。公文中所反映的問題情況和數據必須準確無誤，提出的這個措施必須切合工作實際，切實可行。

3.內容涉及的有關部門要經過會商，取得一致意見。起草公文往往都是辦公室秘書來承擔的，但是有時候有許多具體的工作都是由具體的業務部門來承擔，所以存在一個互相溝通、互相協調的問題，公文涉及到的有關部門必須對公文的相關內容進行協商、進行協調，以達到共識，否則就會造成不良的后果。

4.文字表述要簡練，交代問題要清楚。公文寫作要簡練，不能進行任意發揮。交待的問題要清楚，地名、機關名稱要寫清楚，不能濫用省略或者簡稱。對于我們要引用的一些數據，要進行反復的核對，做到準確無誤。在引用公文的時候要注意先引標題，后引發文字號。