公文的分類

由于公文所反映的社會現象是極其紛繁復雜的，為了保證機關公文處理工作有秩序、高效率地進行，就必須從分析和研究機關公文的性質、特點和作用入手，對機關日常工作活動中所使用的公文進行科學的分類。這是認識公文這一事物并探求其科學規律的一種有效的方法。這就是公文進行分類的原因。

常見的、基本的公文分類，主要是從公文的來源、使用范圍、行文關系、性質與作用、內容與特點等方面來劃分的。

從公文的來源來劃分

可以把公文分為三類：對外文件、收來文件和內部文件。一般說來，某個機關或某個部門的文件，按照它們的來源可以分為兩類：一個是外機關發到本機關的，另一類是本機關自己制定的，由本機關擬制的公文按照制發公文的目的和發送對象，又可以分為兩類：一個是在本機關內部使用的公文，另一類是向外機關發送的。

(1)對外文件。對外文件簡稱發文。是指本機關擬制的向外單位發出的文件。例如：林業部向國務院發出的《關于加強森林防火工作的報告》，對于林業部來說，這就是一個對外文件，國務院就是這個文件的針對機關;如果從國務院這個角度來說，這就是一個收來文件。

(2)收來文件。收來文件簡稱為收文。是指由外機關擬制的、傳達其自身機關的意圖、發送到本機關或部門的文件。

(3)內部文件。內部文件是指制發和使用都限于機關內部的文件。如：一些工作計劃、工作總結這是機關內部的。

從公文的行為關系來劃分

可以把公文分為上行文、平行文和下行文三類。行文關系，簡言之，就是指發文機關同收文機關的公文往來關系。這種行文關系是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍確定的。

(1)上行文。上行文就是指下級機關、下級業務部門向它所屬的上級領導機關和上級業務主管部門所發送的公文，是自下而上的行文，故稱為上行文。如：下級部門可以向上級部門發出報告、請示之類的公文。比如：區政府可以向市政府、省政府發文，省政府、市政府向中央(國務院)發文，這就是上行文。

(2)平行文。平行文是指同級別的、平等的機關之間的行文。比如：中央各個部之間，中央組織部、中央統戰部、中央宣傳部，它們之間都是平級的，它們之間的相互發文就是平行文。如：國務院的各個部，教育部、人事部、商業部、國家計劃生育委員會等各個部、委之間都是平級的，這些平級的機關發文就是平行文，它們沒有領導與指導的關系。前面所說的上行文的機關有領導與被領導、指導與被指導的關系，而現在的平行文的機關之間是同級機關，或是不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關。因為平行文機關之間沒有指導與被指導的關系，所以它們一般在聯系工作的時候，一般都用“函”這種公文的文種。

(3)下行文。下行文的方向與上行文的方向相反，它是指上級領導機關對所屬的下級機關的一種行文。比如：黨中央給下面的各個省、市的黨委，各個省的黨委向縣級、市級黨委發文，這就是屬于下行文，因為它的行文方向是向下的。

另外還有一些面向群眾的公告、通告、通知等直接張貼在外面的，大家可以看到的，也是屬于下行文。

從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分

從公文的內容是否涉及到國家的秘密、涉及秘密的程度，可分為秘密文件、普通文件和公布文件。

(1)秘密文件。秘密文件按《中華人民共和國保守國家秘密法》，國家秘密分為三級，即“絕密”、“機密”、“秘密”三類。對于涉密的文件都要給予編號，這樣是為了進行控制，每一份文件發給誰了，發到哪了，應該供哪些人閱讀都有明確的規定。所以“絕秘”、“機密”、“秘密”又稱為“三密”文件。另外，文件保密是有時間限制的。

(2)普通文件是相對于秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。這種普通文件也不是沒有秘密可保，不是可供任何人來看的。一般來說，只限于本機關或本組織內部，不對外公布，即不在社會上傳播，也不向國外傳播。

(3)公布文件。公布文件是向人民群眾和國內外公開發布的文件。比如：一些公告、通告、國家領導人的講話等，這些都可以利用廣播、電視來播放，利用報刊來刊載，甚至可以公開張貼，也可以口頭傳達。

從公文制發機關來劃分

可以分為三類：法律法規文件、行政文件和黨的文件。

(1)法律法規文件。法律法規文件是由中央和地方各級權力機關、行政機關所制定的。法律法規文件具體可分為三種：

① 法律文件。全國人大及其常務委員會制定的法律，如《憲法》、《刑法》、《民法》等都是法律文件。

② 法令文件。法令文件是指根據憲法規定所制發的一種文件，通常是以中華人民共和國主席令或國務院總理的名義發布的。

③ 行政法規與規章文件。行政法規是國務院為領導和管理國家各項行政工作，根據國家法律的規定制定的各種法規，就叫行政法規。

(2)行政文件。行政文件是指國家機關在日常公務活動中所形成和使用的文件。它具有領導作用、管理和指導的作用和公務聯系的作用。如：經常用的通知、報告、請示、意見等都是行政文件。

(3)黨的文件。黨的文件是由黨的機關制發的，是黨的機關所使用的，反映黨的領導和黨的工作、黨的建設的活動。

注意：我們國家最高行政機關是國務院，下面有各省、市人民政府，下面是市級人民政府、縣級人民政府、鄉鎮人民政府。行政機關的組成部分：國務院中有各個部，省政府下面有各個廳、市縣政府里有各個局，這都屬于行政機關。另外還有一些黨的機關，黨委系統的最高機關就是中共中央，下面是省、市黨委、地區市的黨委、縣級黨委和鄉鎮級的黨委。

從公文的性質和作用來劃分

可以劃分為五種：指揮性公文、規范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。