第四章　秘書工作方法與規律

1、怎樣理解組織管理方法對秘書工作的適用性?

答：組織目標為秘書選用工作方法指明方向;組織規范為秘書選用工作方法提供依據;組織需要是秘書選擇工作方法的基礎;組織管理方法適用于秘書工作。

2、理解秘書工作進程的調度方法。

答：秘書工作中常用的調度方法有：ABC分類處理方法，是對繁雜的工作任務，可以按照重要和急緩程度分類排列辦理順序，將要事急事列為A類，將重要但不急辦的事情列為B類，將一般性事務和可暫緩辦理的事項列為C類，可放在時間比較充裕時辦理，這樣，就可主動安排辦理順序，在被動接受任務后，具有完成任務的主動性，避免貽誤要事急事，確保各項工作按質按量在規定的時間內完成; 集中辦理與分段進行相結合的方法，是秘書應首先盡可能將手頭的工作，在保證質量的前提下一鼓作氣、一氣呵成地集中精力迅速辦理完畢，避免中途間斷或擱置，這樣，既可保證質量，又可提高效率，若工作量大，進程又的較長的任務在辦理中出現暫停時，必須處理其他問題，應將未完成的事項先記下工作要點，待臨時出現的事務處理后，迅速按工作重點完成第一件事，以確保工作的連續性和完整性; 統籌計劃法， 類似目標管理方法，一是注重任務控制，將所有具體的事項一一列出，全面安排，責任到人，落到實處，不能有遺漏，二是注重質量控制，對每項具體事務都提出明確的具體要求，并由相關負責人督導，確保工作質量，三是注重時間控制，要求每項事務，每個環節都必須按預定時間完成，嚴格控制完成任務的進度和時限。

3、理解海外的幾種秘書時間管理方法。

答：海外秘書時間管理方法有：時間表，即做到適合領導職務特點，職責權限，適應領導工作的需要，適合機會要求，時間表有全年預定時間表，每月預定時間表，每周預定時間表，每日預定時間表，單項重要工作事項預定表，每月預定時間表，要在前一個月底做好，每周預定時間表，要在前一個周末做好，每日預定時間表，要在前一天下班前做好，以備領導人參考，單項工作時間表可根據實際需要擬訂;統計時間法， 要求必須真實，準確，要選擇有挖根生的記錄區，要及時反饋，要持之以恒;目標時間法，特點在于目標的集中性，實效性，目標時間計劃的循環性，時間的預控性。

4、理解秘書工作一般規律及其內涵。

答：秘書工作一般規律，即秘書主輔配合近身綜合輔助與適應領導對秘書工作公務活動需要的規律，揭示了領導對秘書公務服務需要，秘書工作效果，秘書與領導主輔配合有效程序，秘書工作投入等要素間的關系和聯系：一領導對秘書公務的需要，與秘書在主輔配合中事務服務和參謀輔助的投入必須相適應，對能取得領導對秘書工作的滿意，才能保持和諧的工作狀態，為領導公務近身綜合服務是秘書工作的根本要求，二是主輔配合的有效程度對秘書工作起著關鍵性作用，三領導對秘書公務服務的需要，對秘書工作的職能范圍，職能作用，職能地位等是決定性的，領導對秘書公務服務的客觀需要，即有時代和社會環境所決定的客觀需要，又有領導者個人價值取向、整體素質、工作作風等決定的主觀需要，四秘書發揮其職能作用，是在滿足領導需要，適應環境條件變化，與領導主輔配合的前提下，通過事務服務和參謀輔助體現出來的。

5、如何運用秘書工作的一般規律?

答：一從目標把握堅持主輔配合的正確方向，二從主輔加深理解提高輔助的有效性，三從主輔配合協調提高綜合輔助的效率，四從主輔增強素質提高綜合輔助的效能

6、何謂秘書工作的特殊規律?

答，秘書工作的特殊規律，是指秘書工作發展和運作實踐中，不同領域所特有的規律，它是不同領域里固有的、本質的、穩定的關系和聯系。

秘書工作發展規律：秘書工作體制與社會生產力發展相適應規律;秘書工作職業化發展與社會分工狀況相適應規律;秘書機構職能與領導權力分配體制相適應規律。