第三章　秘書的職能環(huán)境

1、簡述秘書職能環(huán)境的層次結(jié)構(gòu)

答：秘書職能環(huán)境分三個層次，即秘書機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、秘書所在組織內(nèi)部環(huán)境和秘書所在組織外部環(huán)境。

形成和保持機構(gòu)內(nèi)部良好的環(huán)境應(yīng)具備的條件：一要有一位作風正派，知識能力全面，經(jīng)驗豐富，具有良好的指揮和協(xié)調(diào)能力的秘書部門負責人，二是要有健全的工作制度，三是要建立科學(xué)合理的分工配合體系，形成高效的工作流程，四是要形成靈敏的信息綜合機制，提高信息綜合度，五是要形成和諧的人際關(guān)系，不斷加強向心力和凝聚力，六是要改善物質(zhì)環(huán)境，具有一定的辦公設(shè)備，創(chuàng)建辦公自動化系統(tǒng)。

組織內(nèi)部環(huán)境的構(gòu)成要素：結(jié)構(gòu)要素，動態(tài)運行要素，生態(tài)發(fā)展要素，心態(tài)觀念方面的要素，物質(zhì)環(huán)境條件。

2、理解秘書職能環(huán)境要素關(guān)系的內(nèi)涵

答：秘書職能環(huán)境要素關(guān)系，主要指的是秘書職能活動中與各有關(guān)方面的關(guān)系;有秘書與本組織領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，這在眾多要素關(guān)系中是最主要最本質(zhì)的，對秘書工作起關(guān)鍵性作用的關(guān)系;秘書部門與上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的關(guān)系;正確處理與上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的關(guān)系，有利于本級領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的聯(lián)系與溝通，有利于發(fā)揮秘書工作的職能作用，秘書部門與職能部門的關(guān)系，秘書與群眾的關(guān)系。處理好與群眾的關(guān)系，必須注重：在指導(dǎo)思想上，要以人民群眾的根本利益為依歸，在工作行動上，將貼近領(lǐng)導(dǎo)工作與深入群眾，聯(lián)系群眾有機地結(jié)合起來，在工作作風上，尊重群眾，關(guān)心群眾，反映群眾的意愿和要求，甘當群眾的小學(xué)生。

3、秘書職能環(huán)境對秘書工作有何作用

答：秘書職能環(huán)境對秘書工作的規(guī)定性，導(dǎo)向性，促動性，機遇性和風險性。

4、怎樣理解秘書職能環(huán)境資源的開發(fā)

答：秘書工作中，適應(yīng)職能環(huán)境特征、滿足職能環(huán)境需要、順應(yīng)職能環(huán)境發(fā)展，都要以有利于開發(fā)職能環(huán)境資源，有利于實現(xiàn)組織目標為落腳點;秘書在工作中開發(fā)職能環(huán)境資源要注意：一要合理開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人的影響力資源，二要注重開發(fā)職能環(huán)境中的信息智能資源，三要注重從協(xié)調(diào)和加強各方面關(guān)系中開發(fā)職能環(huán)境中的能量資源;開發(fā)職能環(huán)境資源有利于增加職能工作的活力和有效性，對領(lǐng)導(dǎo)工作和組織管理也能起到積極的支持作用。

秘書要順利，充分發(fā)揮其職能作用，必須適應(yīng)職能環(huán)境各要素并從適應(yīng)環(huán)境特征，在實踐中必須注重適應(yīng)宏觀環(huán)境特征和發(fā)展趨勢，適應(yīng)所在組織的行業(yè)環(huán)境特征，適應(yīng)所在組織環(huán)境特征，適應(yīng)秘書機構(gòu)為綜合辦公部門的環(huán)境特征，適應(yīng)主輔配合在領(lǐng)導(dǎo)身邊綜合輔助，跟蹤服務(wù)，充當參謀助手，辦事辦文辦會，提供信息服務(wù)等職能活動的客觀業(yè)務(wù)環(huán)境的要求，適應(yīng)具體工作環(huán)境特征;滿足職能環(huán)境需要：首先要滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，其次要滿足組織日常辦公事務(wù)的需要，再次，要滿足參謀的需要;順應(yīng)職能環(huán)境發(fā)展，一是對長遠發(fā)展的態(tài)勢有所準備，二是要關(guān)注組織三，五年的發(fā)展計劃和領(lǐng)導(dǎo)一屆任期內(nèi)的工作計劃和任務(wù)目標，以便把握一段時期內(nèi)組織管理和發(fā)展的情況，在秘書工作中針對組織階段性發(fā)展計劃和領(lǐng)導(dǎo)任期任務(wù)目標，提供積極有效的綜合輔助，三是要準確把握組織一年內(nèi)的工作計劃安排，以及外部環(huán)境發(fā)展變化的狀況，內(nèi)外結(jié)合，從職能環(huán)境一年內(nèi)變化的節(jié)奏和階段性， 安排一年內(nèi)各階段的工作重點和適應(yīng)環(huán)境節(jié)奏要求，四是要隨時關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)工作的變化和需要，隨時了解組織內(nèi)外的變化與需要，以順應(yīng)職能環(huán)境的發(fā)展;開發(fā)職能環(huán)境資源著手。

5、怎樣優(yōu)化秘書職能環(huán)境

答：優(yōu)化職能環(huán)境的立足點，一是必須從客觀實際出發(fā)，以現(xiàn)實中已經(jīng)存在的職能環(huán)境為立足點，正確地面對職能環(huán)境，二是必須立足于本職工作，在本職崗位上積極發(fā)揮作用，三是必須立足于現(xiàn)實需要，處理好現(xiàn)實與長遠發(fā)展的關(guān)系;優(yōu)化職能環(huán)境的著力點，主要是優(yōu)化開發(fā)具體工作的環(huán)境，其關(guān)鍵是優(yōu)化與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合關(guān)系，秘書著力于優(yōu)化具體工作環(huán)境，必須把優(yōu)化與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合關(guān)系，優(yōu)化與部門及群眾的關(guān)系結(jié)合起來，必須優(yōu)化秘書工作一切相關(guān)方面的關(guān)系;優(yōu)化職能環(huán)境的主要途徑，是在具體的職能工作中，與各有關(guān)方面建立、維護和加強相互理解，信任和合作的和諧關(guān)系。

6、秘書職能環(huán)境障礙一般有哪些?如何排除這些障礙?

答：秘書職能環(huán)境障礙包含有信任障礙，理解障礙，溝通障礙，利益障礙;對信任障礙的排除：一要排除失誤造成的信任障礙，二要排除工作態(tài)度方面的信任障礙，三要排除思想動機方面的信任障礙，四要排除誤會造成的信任障礙;對理解障礙的排除，秘書要努力使領(lǐng)導(dǎo)、部門和群眾理解秘書工作，同時，秘書也要善于理解別人;對溝通障礙的排除：一是錯誤的功利觀造成的虛報信息的障礙，二是管理信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)不健全造成的運作低效狀態(tài)，三是人際關(guān)系隔閡造成的溝通障礙;對利益障礙的排除一是有令不行，有禁不止，二是各行其是，使組織的整體功能和整體利益受損，三是只顧眼前利益，不顧長遠利益，四是個人利益膨脹，唯利是圖，以權(quán)謀私，貪贓枉法，違法亂紀。