第十二章　辦公室日常行政事務

1、理解辦公用品管理的要求

答：合理計劃，保證重點，厲行節約，加強保管，逐步改善。

2、秘書部門電話工作的主要內容是什么

答：負責電話會議的文件管理和記錄工作，負責通過電話授受的文件傳抄和處理工作;負責領導交辦的用電話傳達的事務;負責承接上級單位的電話指示和通知、下級單位的電話請示和報告以及平級單位打來的屬于協商工作的電話，并分別情況如實傳達處理;負責處理秘書工作范疇的一切電話事務。

3、理解秘書電話工作的方法技巧

答：做好電話記錄;接電話要及時;應對用語要謙恭、得體;禮貌地核實對方姓名、身份和電話內容;正確處理尋找領導的電話(請領導來聽電話，處理領導不在時尋找領導的電話，協助領導同時處理兩個電話，給領導寫電話留言條，處理領導正在開會或會客時電話事務)電話事務中要注意保密，正確處理打錯的電話;禮貌地結束通話;技巧有準備要充分，提高通話率，通話時要口齒清楚，內容簡明，重點突出;要考慮對方的受話環境，代領導打電話時應先找對方的秘書，向對方秘書簡單說明通話目的后，再讓對方的秘書去請他的領導來聽電話，在對方領導沒來之前，先把電話交給自己的領導，由領導親自與對方領導通話;打國際電話時注意它的不同種類和自己的實際需要，還要注意時差和相應的費用問題。

4、理解秘書工作涉及的主要保密事項

答：秘書工作中涉及的保密事項有：文件保密，會議保密，新聞報導和出版的保密，涉外工作的保密，領導活動的保密，各種信息資料的保密，機關文書檔案的保密，電子計算機保密，電訊設備和通訊保密。

5、保密工作的特點和要求是什么

答：保密工作的特點：保密工作的階級性，保密工作的時間性，保密工作的范圍性;保密工作的要求：健全保密制度，加強思想教育，健全保密機構，加強隊伍建設，加強組織領導，做到專人專管，發展保密技術，促進保密現代化，指導有關企業管理好商業秘密，要依法管理國家秘密。

6、理解對秘書人員的保密要求

答：秘書人員在領導者身邊工作，接觸機密多，保密任務重，他們不僅要做好自身的保密工作，還要協助領導者制訂本單位的保密措施，進行保密教育和保密工作的檢查，所以，對秘書人員便提出了更為嚴格的保密要求，主要是：不該說的話，絕對不說;不該問的秘密，絕對不問;不該看的保密文件，絕對不看;不準記錄的機密，絕對不記錄;不在非保密本上記錄秘密事項;不在私人通信，特別是親友談話、通訊中涉及秘密事項;不在公共場合談論秘密事項;不在公用電話、明碼電報或普通郵件中，辦理機要保密事項;不在不利于保密的地方存放秘密文件資料;一般不將秘密材料攜出辦公室。

7、理解用印制度和用印方法

答：用印制度：秘書部門必須建立用印登記薄，登記內容包括用印時間、用印單位及經手人姓名、蓋印份數、批準人、經辦人等，以備查考;加蓋單位公章，要由單位領導人審核批準;加蓋部門的印章，要由部門領導人審核批準，監印員憑領導人批準用印的簽名和核準的人數，加蓋印章并履行用印登記手續，但對一些日常事務工作須加蓋印章，單位領導人可委托管理印章的秘書人員，具體掌握這方面的用章事宜;加蓋印章應視文件的具體內容而進行，原則上，對重大的事項，多使用領導機關的公章，如某一方面的業務活動，多使用部門印章，能使用部門印章，就不要使用單位的印章;用印方法：加蓋印章是使文件、材料生效的標志，所以印章要保持清潔，字跡清楚，印油均勻，使之清晰醒目，印章要端正，不要傾斜，更不能顛倒。

8、怎樣妥善保管印章

答：機關、單位的公章和領導人公務活動使用的個人名章，必須指定專人保管;保管公章和領導人名章，要有必要的防范設備，如配備保險柜等;監印員要認真做好印章的保管工作，每次用畢應將印章加鎖存放，隨印隨鎖，不得擅自放在辦公桌上，也不得把鑰匙任意交給他人代開代用印;印章必須存放在辦公室，監印員不能把印章攜出辦公室;節假日期間，值班人員要加強對印章保管處的保衛工作，防止印章被盜事故的發生。

9、值班工作的特點、職責和要求是什么

答：值班工作的特點是：緊急性，綜合性，過渡性; 值班工作的職責：承辦領導者或管理者交辦的緊急事宜;受理本單位的電話聯系; 接洽聯系工作的人員;接受并及時傳遞急文急電; 為編寫大事記積累素材;值班工作的要求：掌握和積累各種基本情況，發揮信息樞紐作用;值班人員要熟悉一般業務分工情況;工作要認真負責，防止臨時觀點;做好值班記錄，嚴格履行交接班手續;做好值班室的保密工作;做好節假日的安全保衛工作。

10、安排領導公務活動的原則與方法是什么

答：安排領導公務活動的原則是：當分擔，各就其宜;需要為準，盡量壓縮; 社會活動，年長及德高望重者宜多安排;業務活動，第一線領導宜多安排;自愿為主，商談為輔;原則性與靈活性相結合。其方法是：制定詳細的活動計劃;在有關部門間搞好協調;需要時查看現場。

11、理解安排專項領導活動的具體方法

答：專項領導，領導包括領導檢查工作，調查研究活動的安排，出發前了解領導外出的目的、任務、時間、方向和地點，進行必要的研究學習和準備，明確完成任務的措施;外出期間協助領導搞好調查研究，掌握盡可能豐富的信息資料，為事后編寫匯報材料或調查研究報告做充分準備;領導集體視察活動的安排：針對領導即將進行的集體視察活動，首先要明確視察的目的、項目和指導思想，視察的對象和重點，視察的程序和時間安排及人員組成，要求被視察的單位提供哪些資料和情況，視察前需查閱什么文件資料等，明確問題后，迅速形成活動方案，方案獲準后，擬訂視察名單，通知開會;印發視察方案和日程安排;必要時依照領導意見劃分小組，明確各組負責人、記錄人，及其視察對象和范圍，視察重點和基本程序;及時通知被視察單位，安排好膳食和交通;視察期間，秘書人員要分別將視察程序和時間安排通知到各被視察單位;檢查落實被視察單位的準備工作，做好記錄，收集有關信息資料，逐一掌握各視察小組的工作進度，按照領導部署，組織各小組間的信息通報會;視察后，組織視察工作總結會。

儀式活動的安排：由主辦方主持，擬定出席人員名單;正式發出請柬，邀請有關客人出席;必要時向出席者印發儀式和程序安排;儀式開始要有簡短的講話和剪彩;安排參觀介紹;最后舉行簡單招待酒會;本著突出象征意義、隆重而節儉的原則進行;節慶活動的安排：活動方式要靈活，注重細節創新;重在營造氣氛，突出象征意義;戶外活動要慎重選擇場地，仔細查看現場;重大活動可請當地主要或有關領導人出席;講話簡短精彩，防止連篇套話;精心組織，注意安全，防止意外;必要時請當地有關媒體，配合宣傳;崇尚節儉。紀念活動的安排：分清各有關單位或部門的任務和職責;制定完整活動計劃，并將經籌備組領導審定的活動安排印發各領導和有關部門;活動工作人員分組開展工作;及時檢查督促，協調各方;及時向活動籌備組或指揮部及其負責人匯報工作進展情況，對于發現的問題提出初步的處理意見，請領導定奪，協助做好活動的總結工作;提供活動紀要或報告的草稿，供活動的領導機構審定;慶功祝捷活動的安排：選擇合適的會場，會場布置要能突出相應的氣氛;代表要廣泛，人員要坐滿;主席臺上人要多一些，相關各主要領導要盡量出席，要與受表彰者相間排列坐次，發將要播放音樂，烘托熱烈氣氛，視情況需要，安排獻花活動;必要時，請新聞媒體配合宣傳。