第五章公文管理信息系統
　　
　　（一）公文管理自動化概述－公文的生成、辦理、存儲、檢索、傳遞、歸檔等項工作環節的現代化管理，即以現代化工具和方式代替手工操作。
　　
　　1、識記：（1）公文－公務文件或公務文書的簡稱，是指機關、部門、團體在處理公務活動的過程中，按特定體式形成與使用的、具有法定效用的文件，包括收文、發文、內部文件和其他文字材料
　　
　　（2）公文工作-各級、各類國家機構或社會組織的工作人員所從事的，自公文形成直至辦理完畢的全部活動過程。包括公文的撰制、傳遞、處理等，直至最后向檔案部門移交。
　　
　　（3）公文手工管理流程－發文管理、收文辦理、辦畢公文處理
　　
　　發文辦理－發文單位對公文的撰寫、處置和管理的工作過程。
　　
　　包括：立意、撰寫、會簽、審核、修改、簽發、注發、繕印、校對、蓋印、分裝、發送、催辦、查辦
　　
　　收文辦理－公文接收后，在受文單位內部就文件運轉辦理所構成的一系列工作環節。
　　
　　包括：簽收、登記、分發、摘編、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、查辦
　　
　　辦比公文處理－對辦畢的公文處理的過程。包括：清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔
　　
　　（4）公文管理自動化發展－人工管理、啟蒙與準備、公文管理現代化初級階段、公文管理現代化成熟階段
　　
　　2、領會：（1）手工管理公文存在的問題－①掌握信息不完全、不及時②控制辦文手段的不足③公文統計難度大④不必要的重復勞動⑤辦文效率低
　　
　　（2）公文管理自動化的背景與動力
　　
　　科技因素（計算機、網絡、文字處理技術、多媒體技術、管理科學、軟件科學）、人員因素、價格因素
　　
　　（3）公文管理信息系統的實現方式（單機方式和網絡方式）
　　
　　單機方式－公文的傳遞、辦理、直至歸檔仍采用傳統人工方式，只是對公文的形成特征和內容特征采用計算機進行管理
　　
　　網絡方式－公文直接在計算機上生成，收、發文通過計算機網絡進行傳遞，在計算機服務器與各計算機終端上對文件的整個辦理過程進行科學的管理。
　　
　　（二）公文管理數據庫設計
　　
　　1、識記：數據庫管理系統的選擇－任務：根據系統功能的需要，決定數據庫的組織形式和存儲方式
　　
　　數據庫系統應具有性質：①支持SQL語言的關系型數據庫②支持多媒體數據格式及全文存儲③支持網絡環境④豐富完整的輔助開發工具⑤良好的兼容性⑥快速的運行速度
　　
　　2、應用：（1）公文管理數據庫的結構設計
　　
　　①確定文件名；②設計數據庫文件結構；③確定數據庫間的關聯字段
　　
　　數據庫文件－庫文件，數據庫中的基本數據以文件的形式存儲在磁盤中
　　
　　包括：主文件、索引文件、暫存文件、后備文件、參考文件
　　
　　設計庫文件結構－字段名、字段類型、字段寬度、小數位數四個結構參數
　　
　　字符型C，數值型N，浮點型F，邏輯型L，1，日期型D，8，備注型M，10，通用型G，10
　　
　　（2）公文管理數據庫的建立－①數據庫結構的建立（命令方式、菜單方式）②向數據庫輸入數據
　　
　　（3）收文數據庫文件結構；
　　
　　收文號C 20收文日期C 10來文單位C 30文件號C 20
　　
　　性質C 4類型C 8密級C 4緊急程度C 8
　　
　　題名C 70正文份數N 3 0附件份數N 3 0頁數N 4 0
　　
　　文書處理號C 8分類號C 14承辦者C 70主題詞C 50
　　
　　提要M 10全文G 10
　　
　　（4）發文數據庫文件結構
　　
　　發文號C 20發文日期C 10文件號C 20主送C 70
　　
　　抄報C 70抄送C 70標題C 70主辦單位C 100
　　
　　會辦單位C 120擬稿C 20核稿C 20簽發C 12
　　
　　校對C 20類型C 4密級C 4文書處理號C 4
　　
　　附件數N 3 0頁數N 3 0份數N 3 0主題詞C 50
　　
　　分類號C 14提要M 10全文G 10
　　
　　（三）公文管理信息系統的開發－由人、計算機軟件、計算機及外設組成，能夠科學、高效地對公文信息進行收集、傳輸、加工、保管、維護和利用的集成化系統
　　
　　用戶需求分析、系統總體設計、保密措施設計、輸入輸出設計、對話設計、網絡通信設計、程序設計與系統調試、運行與維護
　　
　　1、識記：（1）系統保密措施設計－軟件加密措施、用戶登錄與口令
　　
　　（2）輸入輸出設計－屏幕格式設計、輸入方式、輸出方式
　　
　　（3）對話設計－屏幕菜單設計（文本方式－光條式、彈出式、下拉式；工具欄圖標式）、Y/N問答式
　　
　　（4）程序設計與系統調式；（5）運行與維護
　　
　　2、領會：用戶需求分析－目的是確定所建立的公文管理信息系統應該達到的各種指標以及系統運轉后的具體效果和系統所要達到的目的。包括內容①開發目的②確定功能③運行環境的選擇
　　
　　公文管理信息系統的功能包括公文的處理功能、服務功能和維護功能
　　
　　3、應用：（1）系統總體設計，系統主要功能確定：①系統登錄②維護公文處理流程③收文辦理④發文辦理⑤公文處理⑥電子郵件⑦立卷歸檔⑧公文檢索⑨公文統計⑩維護11借閱
　　
　　（2）系統總體模塊結構圖P159