第六章文檔一體化系統
　　
　?。ㄒ唬┪臋n一體化－辦公自動化系統中進行信息控制和管理的主要形式
　　
　　1、識記：（1）公文與檔案的關系；
　　
　　公文種類拓展（一般公文、常用公文、專業公文、電子郵件）、公文載體上的擴展
　　
　　檔案－過去和現在的國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄
　　
　?、贆n案來源于文件。一般來說，檔案是在文件使用或辦理完畢后，經過鑒定歸檔轉化形成的。
　　
　?、诠氖菣n案的前身。公文是為處理事務而制作的，當事務處理完畢時有關該事務的一系列公文的內容也就自然地成為該事務過程和結果的原始記錄，經過選擇后保存下來便轉化為檔案。
　　
　?、酃牡闹饕饔檬窃谕瓿珊吞幚硎挛镏邪l揮規劃、指導、修正等現行效用，具有明顯的時效性。檔案的主要作用便是在研究、稽核該事務時發揮憑證和查考作用，在研究該事務的發展及其與其他社會活動的關系中發揮參考作用，具有明顯的回溯性。
　　
　?。?）文化生命周期理論－研究文件產生、運動、變化的過程和規律的理論。
　　
　　生命周期劃分為四個階段－制作階段、現實使用階段、暫時保存階段、永久保存階段。
　　
　?。?）文檔一體化的作用
　　
　　①使檔案收集完整、系統、便捷、準確、安全；②文檔超前控制；③提高信息檢索效率；
　　
　?、芸茖W決策的需要；⑤提高行政效率；⑥有利于人、財、物的合理利用
　　
　　2、領會：（1）文檔一體化的含義－從文書和檔案工作全局出發，實現從文件生成制發到歸檔管理的全過程控制。包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規范一體化。
　　
　?。?）實行文檔一體化的條件：
　　
　?、倮眄樄芾眢w制，完善組織機構；②進行標準化建設；③改變陳舊觀念，培養與一體化相適應的人才；
　　
　　（3）文檔一體化模式①機關內部文件、檔案管理一體化；②機關之間從機構和職能上進行一體化；③建立有人、財、物和管理自主權的文件中心
　　
　?。ǘ┪臋n一體化計算機系統的組成
　　
　　1、領會：文檔一體化系統維護的主要內容－一般項目維護、主題詞維護、分類維護、代碼維護、數據維護
　　
　　系統維護－在系統運行過程中，為使其能正常運轉而進行的保養、維修及改善工作。
　　
　　一般項目維護－文件類型、檔案類型、著錄項目設置、用戶管理
　　
　　主題詞標引－公文和檔案在加工存儲檢索過程中，將其內容主題的自然語言轉換成規范化主題詞法語言過程
　　
　　主題詞維護－詞表建立和詞表管理
　　
　　分類維護－把的檔案按其來源、內容、時間或其他形式特征，劃分為若干類別，使其進一步條理化、秩序化。
　　
　　中國檔案分類法－規范化了的檔案分類語言，進行檔案分類標引的依據和工具
　　
　　檔案分類表的類目是一種標志，代表一組具有共同屬性的檔案。
　　
　　從屬關系－通過設置下位類實現，并列關系－同位類關系
　　
　　代碼是系統為常用錄入項提供的簡短符號，使用代碼有助于減少錄入量，提高系統效率
　　
　　數據維護－數據備份、數據恢復、整理數據（重建數據庫索引文件，將邏輯刪除數據物理刪除，刪除臨時文件）
　　
　　2、應用：文檔一體化系統的組成（公文子系統；歸卷子系統；檔案管理子系統）。
　　
　　文檔一體化計算機系統是采用計算機技術來實現的文書、檔案一體化管理的系統。
　　
　　公文子系統記錄了文書處理過程中文件信息的流動和處理狀況
　　
　　歸卷子系統進行公文信息向檔案信息的轉化過程。
　　
　　作用：①它是公文子系統和檔案管理子系統的銜接部分，控制著公文數據向檔案數據的轉化過程。轉化的條件可由該子系統自動控制。
　　
　　②如果公文數據格式標準與檔案數據格式標準需要統一，那么在進行歸卷的同時，還應進行數據格式和標準的轉化工作，這就為檔案數據與公文數據相互交換、數據共享掃除了障礙。
　　
　?、墼跉w卷子系統中進行的案卷定義和歸卷工作為檔案管理子系統提供了操作對象和數據內容。
　　
　　邏輯組卷的主要方式有自動組卷和手工組卷。
　　
　　自動組卷：系統提示用戶輸入組卷條件－計算機自動將符合條件的文件增添到卷內
　　
　　手工組卷－手戶直接在計算機屏幕上通過鍵盤或鼠標進行文件的移動，手工將文件添入案卷內
　　
　　邏輯組卷向實體組卷轉化情況：①邏輯組卷的結果直接作為實體組卷的依據；②借助邏輯組卷簡化立卷工作，實體組卷并不與邏輯組卷結果完全吻合；③不進行傳統意義上的立卷，按流水號歸卷，依照邏輯組卷查詢。
　　
　　檔案管理子系統負責檔案信息的管理活動－檔案檢索、檔案借閱、檔案統計、檔案編研
　　
　　檔案檢索－案卷檢索（按主題詞檢索、按檔號查詢、按年度查詢、按案卷題名查詢）、文件檢索
　　
　　檔案借閱－檔案借閱、檔案歸還
　　
　?。ㄈ┪臋n一體化系統的實現－系統工程理論（運用系統思想和系統方法指導工程實踐活動）指導下進行。
　　
　　1、識記：文檔一體化系統需求分析－在對傳統文檔工作操作流程、工作環境、人員狀況等進行分析的基礎上，明確計算機文檔一體化系統開發的目標、系統應具有的功能，并寫出書面的系統需求說明書。
　　
　　需求分析內容
　　
　?、僦攸c解決好在文書、檔案獨立管理體制下由于脫節嚴重造成的問題②文檔材料的基本情況③管理質量要求
　　
　　2、應用：系統設計是根據在系統分析階段商定的系統邏輯功能，結合實際條件，具體設計系統實施方案
　　
　　結構化設計方法－將整個系統按不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單明確且相對獨立的部分－模塊
　　
　?。?）歸檔子系統的設計；P182、189（2）檔案管理子系統設計；P184、190（3）檔案數據庫結構設計P187