第十二章

　　案例分析

　　不需要立卷歸檔的文件材料的范圍

　　明確公文立卷的范圍

　　文書立卷的范圍，是指確定機關工作活動中形成并處理完畢的文件材料哪些應該立卷，哪些不應該立卷。明確了公文立卷的范圍，就能保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后的查找利用。

　　確定公文立卷的范圍，應從本機關形成檔案的實際情況出發，實事求是地研究解決歸檔文件材料的質量問題，并減少檔案中龐雜臃腫的現象，科學地進行檔案鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，以維護黨和國家歷史的真實面貌，便于本機關和國家各項工作的利用。

　　1.應該立卷的文件材料的范圍。

　　凡是本機關工作活動中所形成的已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，都必須進行立卷歸檔，都屬于公文立卷與歸檔的范圍之內。

　　掌握公文立卷的范圍要抓住反映本機關工作活動和具有查考利用價值這兩個主要條件。應該立卷歸檔的文件材料的范圍，可以歸納為四個方面：上級機關的文件材料；本機關的文件材料；同級機關和非隸屬機關的文件材料；下級機關的文件材料。

　　2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。.

　　（1）重份文件。所謂重份文件，是指同一個文件有幾份或者許多份，包括一式多份的收來文件，以及本機關復印的文件材料等。在立卷歸檔時，只須由主辦單位或業務主管部門保存一份文件就行了。必要時，如有些機關搞兩套制，或特別重要的文件，也可以保留兩份或三份，而其他多余的份數，就應該撿出來，另行處理。同一個文件的草稿、定稿和存本，不作為重份文件處理。

　　（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿。文件的承辦人在構思撰稿過程中起草的未成文的，未經審批的一些提綱、素材、廢稿等不需要立卷歸檔。

　　（3）一些事務性的、臨時性的沒有查考價值的文件材料。

　　（4）與本機關或本部門主管業務無關的文件及非隸屬的機關送來的參考性文件。

　　（5）內容已被包括了的文件。

　　（6）信封。除非有特殊意義的作者，才有必要保存來文的信封，如黨和國家領導人的親筆信、個別知名人物的來函等，一般機關來往發文的信封，均無必要保存。

　　（7）本機關負責人兼任外機關職務形成的文件材料，以及上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料等，均無需進行立卷。

　　3.公文立卷的分工。.

　　公文立卷的分工，是指哪一級的文件由哪個機關或部門立卷。其作用主要是為了避免各黨政機關或部門之間在立卷時發生不必要的重復或遺漏。

　　一般說來，那些應該立卷歸檔的文件材料，應以本機關、本部門為主。原則上以什么名義發的文件就放在哪里立卷，是哪個部門承辦或主辦的文件，就放在哪里立卷。

　　本機關領導人兼任兩個以上機關的職務時所形成的文件，應按其不同身份和業務內容分別在有關機關立卷歸檔；本機關各職能部門互發的文件，由形成文件的部門立卷；同級機關之間互發的文件，凡經本機關制發、辦理的，應由本機關立卷歸檔，有關性規定，雖未經本機關承辦，如本機關需要日后查找利用，也可存留一份；本機關臨時機構形成的文件，由臨時機構立卷，臨時機構撤銷時，應將全部檔案移交機關檔案室，或經協商直接移交檔案館保存。