7.企業檔案的共性及其意義?

由于行業特點和企業活動性質的不同，決定了不同種類的企業檔案各有其特殊性，其特殊性對于企業檔案的管理具有重要的規定作用。

一般企業檔案按所反映的企業活動的職能性質劃分為五個基本類：

管理類、

業務類、

財務類、

人事類、

用戶類。

1)管理類包括行政管理、物資管理、生活管理等企業活動內容;

2)業務類一般視具體情況而定：

①生產型企業多為科技生產活動和經營活動等

②非生產型企業則專指以主要業務內容為中心的經營活動，主要

檔案為經營管理性檔案3)財會類和人事類檔案則在各類企業中都有形成

4)用戶類檔案是由企業的服務性質決定產生的，也普遍存在于各種企業之中。

以上企業檔案的共性，為研究企業檔案的一般性管理理論與管理方法提供了可能性。有利于各企業之間既要針對自身的檔案特點開展管理工作，又要善于吸取其他企業檔案管理的好經驗、好方法，開展不同企業檔案管理的業務交流，同時也為國家檔案行政管理機關依法對企業檔案工作進行監督管理，確定管理的深度和廣度提供必要的依據來源。

第三節企業檔案的功能及其運動規律

1.企業檔案的4個功能：

1)記錄企業歷史

2)著錄企業資產

3)維系企業的正常運轉

4)保護企業的合法權益

2.論：企業檔案著錄企業資產的功能?

企業資產是指企業擁有或控制的可用貨幣計量，能為企業獲得效益的經濟資源，包括有形實物資產和無形知識、權利資產等兩大類。

企業檔案與企業資產之間存在著一個基本的關系，即所有的企業資產都能夠也必須著錄在企業檔案之中，企業檔案是企業資產評估的必要媒介。其評估則只有通過核查企業檔案的相關記錄才能得以確認。企業檔案這種著錄企業資產的功能是其他任何企業資源所不能替代的。

企業的正常運轉是通過人流、物流和信息流這三種要素的動態組合來維系的。

按照信息理論的說法，企業和各項活動是信源，企業的進一步活動是信宿，企業檔案的保存，實質上就是企業信息傳遞的延遲。

3.企業檔案功能的運動變化規律主要為：

1)企業檔案功能范圍的擴展律

2)企業檔案功能時效性的遞減律

3)企業檔案功能發揮的權變律

企檔功能運動變化規律的存在，說明了企檔功能的最大化是必須通過完整、準確地保存企檔來實現的，這種保存是長期的甚至是永久的。