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第七章　秘書部門的公文工作

1、理解公文及其基本含義

答：公文是法定機(jī)關(guān)和組織在公務(wù)活動(dòng)中按照規(guī)定的格式，經(jīng)過一定的處理程序制成的書面文字材料，是各級(jí)各類機(jī)關(guān)和組織處理工作的一種工具;其基本含義有：公文形成的主體是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織;公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理，公文是具有法定效力與規(guī)范格式的文件材料;公文是輸公務(wù)的重要工具之一

2、公文有何特點(diǎn)與作用?

答：公文的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在：公文有法定的作者，公文有法定的權(quán)威，公文有特定的效用，公文有規(guī)范的體式，公文有規(guī)定的處理程序;公文的作用：領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用，行為規(guī)范作用，傳遞信息作用，公務(wù)聯(lián)系作用，憑據(jù)記載作用。

3、理解公文的一般分類

答：按照公文的來源劃分為對(duì)外文件，收來文件，內(nèi)部文件;按公文的行文關(guān)系劃分為上行文，平行文，下行文;按照公文的秘密程度和閱讀范圍劃分秘密文件，普通文件和公布文件;按公文制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和作用劃分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件;按公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)劃分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文、記錄性公文等。

4、理解公文的文體特征及其構(gòu)成要素

答：公文的文體是指在公文寫作中運(yùn)用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語體特征。兼用敘述、說明和議論三種表達(dá)方式，這是公文文體的主要特點(diǎn)，由于公文具有很強(qiáng)的政治性，政策性和現(xiàn)實(shí)效用性，所以公文運(yùn)用應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、莊重、得體、典雅;公文的構(gòu)成要素：《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十條規(guī)定，公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成;《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第八條規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)書名、成文日期、印章、印發(fā)傳送范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成;國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定的公文的構(gòu)成要素中，特別強(qiáng)調(diào)了“公文管理標(biāo)識(shí)。”

5、理解公文的文稿、文本及其作用

答：公文的文稿是指公文起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿，定稿，草稿是內(nèi)容和文字表述還未成熟的原始稿件，定稿是指草稿經(jīng)修改、審閱，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過的最后完成的定性文稿，定稿是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿本;公文的文本是同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本、試行本、暫行本，正本是已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文本，蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，可以證實(shí)文件的效力，副本又稱抄本，作用是主要代替正本供傳閱、參考和備查使用，存本是留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本，修訂本是重新予以修改補(bǔ)充再行發(fā)布的文本，試行本，暫行本是制發(fā)文件內(nèi)容還不十分成熟，必須經(jīng)過一定時(shí)期的實(shí)踐檢驗(yàn)，再行修訂時(shí)所使用的。

6、何謂公文的行文和行文關(guān)系

答：公文的行文是指一份文件從擬制到運(yùn)轉(zhuǎn)的整個(gè)過程;公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的公文往來關(guān)系。

7、理解公文的行文方向、方式及行文規(guī)則

答：下行文分為三種方式：逐級(jí)下行文，多級(jí)下行文，直達(dá)基層組織或群眾的下行文;上行文：逐級(jí)上行文，多級(jí)上行文，越級(jí)上行文;平行文應(yīng)用范圍十分廣泛，可以在不分系統(tǒng)、級(jí)別、地區(qū)的黨、政、軍機(jī)關(guān)以及社會(huì)團(tuán)體，企業(yè)，事業(yè)等單位之間使用;公文的行文規(guī)則有：注意隸屬關(guān)系，尊重機(jī)關(guān)職權(quán);大力精簡(jiǎn)文件，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍，一般情況下，黨政機(jī)關(guān)不得越級(jí)行文;牽涉到幾個(gè)部門的問題，部門之間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級(jí)裁決，然后行文;行文必須正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān);主送機(jī)關(guān)與公文名稱相互呼應(yīng);一般來說，同級(jí)機(jī)關(guān)或部門可以聯(lián)合行文;關(guān)于“請(qǐng)示”的行文問題;關(guān)于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳(室)的行文問題;在報(bào)刊上發(fā)布的法規(guī)性公文，應(yīng)視為正式公文依照?qǐng)?zhí)行，經(jīng)過批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為公文依照?qǐng)?zhí)行，可不再行文。這種在報(bào)刊上發(fā)布的法規(guī)性公文，可由發(fā)文機(jī)關(guān)印制少量文本，以備查考。