第八章　秘書部門與會務工作

1、理解會議的構成要素

答：從形式上看，會議有會議名稱、會議時間、會議地點、會議主持者、與會人員、會議主題、會議的方式方法、會議的結果等八個要素構成;從會議的內容看，會議由會議的指導思想、會議的任務、會議的目的、會議作用、實現會議目的的手段等五個要素構成;從人員上看，會議都有出席人員、主持人員，較大的會議還有秘書人員和服務人員等。

2、會議有哪些主要類型

答：總體而言，會議有臨時性的和經常性的兩類。但從不同角度，不同標準會議又分為不同類型，從規模劃分，有特大型會議、大型會議、中型會議、小型和微型會議;按性質和內容分有法定會議、決策會議、專門性會議、學術性會議、動員性會議、紀念性會議、外事性會議、協商性會議、布置或總結工作會議、國際會議等;按方式劃分有代表大會、協商會議、聯席會議、座談會、現場會、觀摩會等多種，其中有集中進行的會議，有分散進行的會議或集中、分散相結合的會議;按社會領域劃分有政治領域、經濟領域、文化領域和其他社會領域各級各部門的種類會議。

3、理解會議的積極作用和消極作用

答：會議的積極作用對于發揚民主，交流思想，通達情況，協調意見，行動，促進團結，進行決策，貫徹政策，加快工作節奏，加速問題的解決，實現集中統一領導，具有重要作用;會議的消極作用表現在那些過多過濫、質量低劣的會議，極易造成信息重復，加大人力，物力和財力的浪費，并不斷助力官僚主義、形式主義和吃喝饋贈等不良風氣。

會務工作的原則與任務：其原則是：要充分細致地準備;要嚴密地組織，要周到地服務，要確保會議安全，要加強保密工作，要注意端正會風;其任務是：會前要認真負責地做好準備工作，會中要嚴密正確的組織好各項活動，熱情周到地搞好服務;會后要妥善地處理一切有關事宜;若分解開來，大體包括，會議籌備，會議接待，會議的組織聯絡，會場布置與管理，組織會議選舉，實施會議保密等內容。

4、簡述會議的一般進程

答：會議的一般進行分為三個階段、八個環節：會議準備階段有三個環節，即同期各項管理活動、各項工作與會議的綜合分析、統籌安排;與會議議題相關材料的準備;會議通知和事務準備;會議的進行階段也有三個環節：即會議主持人說明會議意圖，會議議題相關情況要點，開會方法與注意事項;掌握議題;會議總結，確認會議形成意見。這是會議實質研究問題、做出決定的階段;會議形成意見的傳達、催辦階段有兩個環節，即會議形成意見的完善自理 會議形成意見的傳達與催辦，這是落實會議成果的階段，以上三個階段、八個環節，是一個互相聯系、互相制約的會議組織工作系統整體，它們共同構成會議活動的過程，其功能在于實現會議的目的。

5、說明會議預案的主要內容

答：會議預案的內容一般涉及：會議名稱、會議主題、會議的時間和地點、會議規模、與會人員、會議日程及議程、會議的組織領導、會議的活動安排、會議經費預算、與會人員的食宿安排等。

6、會議預算有哪些主要項目

答：會議預算包括：會議辦公費，會議設備和用品費，會議場所租用費，會議文件資料費，會議郵電通訊費，會議宣傳交際費，會議食宿補貼費，會議交通費，不可預見的臨時性開支。

預案中需會前落實的項目：組建會議工作機構，制發會議通知，會場及布置，出席范圍與人員編組，制作會議證件，準備會議文件，確定并編制會議議程和日程，安排食宿和車輛，會前檢查，接站與報到。