第八章 秘書部門與會務工作
1、理解會議的構成要素
答:從形式上看,會議有會議名稱、會議時間、會議地點、會議主持者、與會人員、會議主題、會議的方式方法、會議的結果等八個要素構成;從會議的內容看,會議由會議的指導思想、會議的任務、會議的目的、會議作用、實現會議目的的手段等五個要素構成;從人員上看,會議都有出席人員、主持人員,較大的會議還有秘書人員和服務人員等。
2、會議有哪些主要類型
答:總體而言,會議有臨時性的和經常性的兩類。但從不同角度,不同標準會議又分為不同類型,從規模劃分,有特大型會議、大型會議、中型會議、小型和微型會議;按性質和內容分有法定會議、決策會議、專門性會議、學術性會議、動員性會議、紀念性會議、外事性會議、協商性會議、布置或總結工作會議、國際會議等;按方式劃分有代表大會、協商會議、聯席會議、座談會、現場會、觀摩會等多種,其中有集中進行的會議,有分散進行的會議或集中、分散相結合的會議;按社會領域劃分有政治領域、經濟領域、文化領域和其他社會領域各級各部門的種類會議。
3、理解會議的積極作用和消極作用
答:會議的積極作用對于發揚民主,交流思想,通達情況,協調意見,行動,促進團結,進行決策,貫徹政策,加快工作節奏,加速問題的解決,實現集中統一領導,具有重要作用;會議的消極作用表現在那些過多過濫、質量低劣的會議,極易造成信息重復,加大人力,物力和財力的浪費,并不斷助力官僚主義、形式主義和吃喝饋贈等不良風氣。
會務工作的原則與任務:其原則是:要充分細致地準備;要嚴密地組織,要周到地服務,要確保會議安全,要加強保密工作,要注意端正會風;其任務是:會前要認真負責地做好準備工作,會中要嚴密正確的組織好各項活動,熱情周到地搞好服務;會后要妥善地處理一切有關事宜;若分解開來,大體包括,會議籌備,會議接待,會議的組織聯絡,會場布置與管理,組織會議選舉,實施會議保密等內容。
4、簡述會議的一般進程
答:會議的一般進行分為三個階段、八個環節:會議準備階段有三個環節,即同期各項管理活動、各項工作與會議的綜合分析、統籌安排;與會議議題相關材料的準備;會議通知和事務準備;會議的進行階段也有三個環節:即會議主持人說明會議意圖,會議議題相關情況要點,開會方法與注意事項;掌握議題;會議總結,確認會議形成意見。這是會議實質研究問題、做出決定的階段;會議形成意見的傳達、催辦階段有兩個環節,即會議形成意見的完善自理 會議形成意見的傳達與催辦,這是落實會議成果的階段,以上三個階段、八個環節,是一個互相聯系、互相制約的會議組織工作系統整體,它們共同構成會議活動的過程,其功能在于實現會議的目的。
5、說明會議預案的主要內容
答:會議預案的內容一般涉及:會議名稱、會議主題、會議的時間和地點、會議規模、與會人員、會議日程及議程、會議的組織領導、會議的活動安排、會議經費預算、與會人員的食宿安排等。
6、會議預算有哪些主要項目
答:會議預算包括:會議辦公費,會議設備和用品費,會議場所租用費,會議文件資料費,會議郵電通訊費,會議宣傳交際費,會議食宿補貼費,會議交通費,不可預見的臨時性開支。
預案中需會前落實的項目:組建會議工作機構,制發會議通知,會場及布置,出席范圍與人員編組,制作會議證件,準備會議文件,確定并編制會議議程和日程,安排食宿和車輛,會前檢查,接站與報到。
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