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第九章　秘書部門的協(xié)調(diào)與督查工作

1、理解秘書部門的協(xié)調(diào)職能

答：秘書部門的協(xié)調(diào)職能是由其自身的工作性質(zhì)和職能位置決定的，大致概括為：在其辦文、辦會(huì)、辦事等業(yè)務(wù)活動(dòng)中有效地維護(hù)機(jī)關(guān)組織整體的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn);秘書部門聯(lián)系上下左右，溝通四面八方，便于發(fā)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)中，以及組織機(jī)構(gòu)的外聯(lián)中隨時(shí)可能出現(xiàn)的矛盾和問題，便于及時(shí)進(jìn)行信息反饋，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào);秘書部門作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，經(jīng)常為領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)現(xiàn)、控制和處理失調(diào)問題出謀劃策，并在自身的職責(zé)范圍內(nèi)，或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后，代領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)處理矛盾糾紛，進(jìn)行組織協(xié)調(diào)。

2、秘書部門協(xié)調(diào)的內(nèi)容和任務(wù)是什么?

答：秘書部門協(xié)調(diào)的內(nèi)容有：目標(biāo)、計(jì)劃協(xié)調(diào)，事務(wù)協(xié)調(diào)，財(cái)務(wù)協(xié)調(diào)，政策協(xié)調(diào)，戰(zhàn)略協(xié)調(diào);協(xié)調(diào)的任務(wù)有：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行政策協(xié)調(diào);協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者協(xié)調(diào)子系統(tǒng)的工作計(jì)劃，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，綜合地、統(tǒng)籌兼顧地起劃系統(tǒng)管理計(jì)劃;注意子系統(tǒng)的生產(chǎn)和業(yè)務(wù)工作進(jìn)展情況，向領(lǐng)導(dǎo)者報(bào)告不協(xié)調(diào)的行動(dòng)內(nèi)容和原因，提出協(xié)調(diào)意見;受領(lǐng)導(dǎo)之托，邀請有關(guān)部門、單位，共同完成涉及多單位、多部門的任務(wù)，并協(xié)調(diào)工作節(jié)奏，客觀地協(xié)調(diào)處理各部門、各單位工作中的不平衡問題;代表領(lǐng)導(dǎo)者處理本系統(tǒng)與它系統(tǒng)之間的關(guān)系;協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者對有關(guān)人員進(jìn)行思想教育，并注意通過自己得體的工作，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系;協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者處理日常工作中部門、單位、人與人之間由于種種原因產(chǎn)生的工作不協(xié)調(diào)問題。

3、秘書部門協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)與原則是什么?

答：秘書部門協(xié)調(diào)的特點(diǎn)是：權(quán)力的授予性，非職責(zé)限定性，認(rèn)同疏導(dǎo)性;其原則有：認(rèn)真調(diào)查研究，切實(shí)弄清情況的原則;從總目標(biāo)出發(fā)，著眼全局維護(hù)整體利益的原則;從實(shí)際出發(fā)，按政策辦事的原則;統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的原則，即在領(lǐng)導(dǎo)者的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者從事或直接擔(dān)負(fù)協(xié)調(diào)工作。

4、秘書部門協(xié)調(diào)與上級組織關(guān)系的要求是什么?

答：尊重上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人;能及時(shí)發(fā)現(xiàn)需要協(xié)調(diào)的問題;協(xié)調(diào)解決問題的方法要適當(dāng)(其中，首先要自查，查本部門是否全面正確地領(lǐng)會(huì)了上級的意圖，是否貫徹了上級精神，是否局部利益服從了整體利益，是否完成了上級的各項(xiàng)工作部署;其次是整改，其三是及時(shí)請求，最后是要主動(dòng)匯報(bào))。

5、秘書部門協(xié)調(diào)與下級單位關(guān)系的方法有哪些?

答：面商協(xié)調(diào)，商榷協(xié)調(diào)，建議協(xié)調(diào)，行政手段協(xié)調(diào)。

與群眾關(guān)系的協(xié)調(diào)采用的方法：理論灌輸，感情激勵(lì)，利用領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，利用領(lǐng)導(dǎo)出面干預(yù)，或由領(lǐng)導(dǎo)集體表態(tài)，從而達(dá)到統(tǒng)一思想和步調(diào)，化解矛盾，是一種強(qiáng)制性的方法。

6、秘書部門協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)班子成員間關(guān)系應(yīng)特別注意什么?

答：一對他們之間的矛盾、隔閡要有正確的認(rèn)識(shí)，做到心中有數(shù)，要保持“中立”，切莫陷入矛盾的漩渦;二如果在秘書工作中觸及到這些分歧、矛盾和隔閡，就要特別注意，以有助于領(lǐng)導(dǎo)人統(tǒng)一思想，消除分歧、矛盾和隔閡的方式對待之。要講究原則，力求客觀，提供各種機(jī)會(huì)和條件，使之消除隔閡，彼此諒解;三秘書人員應(yīng)及時(shí)、真實(shí)地按照工作需要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人通報(bào)工作情況，但不能傳說涉及領(lǐng)導(dǎo)人之間矛盾的問題，更不允許撥弄事非，傳播流言，褒此貶彼;四在安排工作、會(huì)議、活動(dòng)日程時(shí)，要防止領(lǐng)導(dǎo)者之間發(fā)生“碰撞”，做到使他們各得其所。

7、秘書部門協(xié)調(diào)與平級職能部門間關(guān)系應(yīng)注意什么?

答：一要尊重職能部門的管理權(quán)限;二要虛心向職能部門學(xué)習(xí);三要及時(shí)為職能部門搞好信息服務(wù);四在文書工作上為職能部門提供幫助。

8、協(xié)調(diào)秘書部門內(nèi)部關(guān)系時(shí)應(yīng)注意什么?

答：一從整體效益出發(fā)，合理分工;二根據(jù)個(gè)人特點(diǎn)，充分發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢;三多開展思想交流，加強(qiáng)人際溝通;四要有切實(shí)可行的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)人人進(jìn)取。