第一章        檔案文獻檢索系統概述
1． 廣義的檔案文獻檢索包括存儲和查找兩個具體過程。前者是指將檔案中具有檢索意義的特征標識出來，通過編制檢索工具、建立數據庫等方法使之成為有序的檔案信息集合的過程；后者則是指在檔案信息集合中選擇、獲取特定檔案信息的過程。
2． 簡答檔案文獻檢索的基本原理：是實現檔案需求與相關檔案信息的匹配，即將特定的檔案需求與存儲在檢索系統中的檔案信息進行相符性比較，根據一定標準從中選擇出符合需求的檔案信息。匹配的實現是存儲和查找互相作用的結果。
3． 存儲階段的目的是：使檔案信息達到高度的組織化。主要采取對檔案文獻進行標識化壓縮處理的方法，即把檔案文獻中具有檢索意義的特征用語詞、代碼等符號表示出來，通過編目、編寫提要等方式將檔案原件轉換成一種篇幅較短的特殊文獻形式，一般成為簡短記錄檔案文獻特征的一個條目，并按照一定的規則把這些條目組織起來，形成有序的檔案信息集合，供查找之用。
4． 查找階段的目的：是獲取所需檔案信息，主要方法是對檔案需求課題進行標識化處理，形成檢索提問，再將提問標識與檔案信息集合中的標識進行相符性比較，選擇出所需要的檔案信息，也就是說，在存儲的逆過程中把所需檔案查找出來。（3、4題可合并一題）
5． 檔案文獻檢索同其他文獻檢索一樣，可以采取三種形式：
（1） 數據檢索。這種檢索是直接回答利用者所需要的有關特定主題的查詢，檢索出的結果是數據、公式、圖表等。
（2） 事實檢索。這種檢索也是直接回答利用者所需特定主題的確定性檢索，檢索出的結果是某種事實。
（3） 文獻檢索。這種檢索是要查出記載所需信息的檔案文獻，但檢索結果所提供的并不是文獻本身，而是文獻線索，檢索人員借助文獻線索中提供的存址提取檔案文獻，再從文獻中獲得所需信息。
6． 試述檔案文獻檢索系統的構成與功能？
檔案文獻檢索系統是一個由若干因素、若干工作環節構成的動態系統，這些因素或環節互相影響、互相制約。從檢索系統的整體功能出發，去設計規劃各個因素或環節的構成方式及其相互關系，可以使整個檢索系統的功能得到改善，從而獲得較好的檢索效果。檔案文獻檢索系統包括兩大部分：存儲部分和檢索部分。存儲部分的主要功能是通過著錄標引、編制檢索工具、建立數據庫等手段使檔案信息有序化；檔案部分的主要功能是通過編制檢索策略實現利用者提問與檔案信息的有效匹配。
       在存儲檔案時，檔案標引人員首先要對檔案文獻的內容進行主題分析，形成若干能反映其主題的概念，并借助于檢索語言把這些概念轉換成規范化的檢索標識，這一段工作就是檔案的著錄標引。
       在檢索（查找）檔案文獻時，檔案檢索人員首先要根據利用者的提問確定其所需檔案的實質內容，形成概念，然后同樣借助于檢索語言，把表示檢索課題的概念轉換成規范化的檢索標識，并按實際需求把這些標識之間的邏輯關系表達出來，形成檢索表達式。
7． 檔案文獻單元方式按照目錄構成或計算機文檔中數據排列方式的不同，可區分為文獻單元方式和標識單元方式。
8． 文獻單元方式：在計算機檢索中又稱為順檢方式、順序文檔。它以一份文獻為一個條目，指明該文獻的各種特征，即以文獻為單元進行檢索。
9． 標識單元方式：在計算機檢索中又稱為逆檢方式、倒排文檔。它以文獻的一個屬性標識為單元，指明含有該屬性的全部文獻，一般只有標識和文獻號（檔號）兩個項目。
10． 檢索效率是指在檢索過程中滿足利用者的全面性和準確性程度，它是衡量檢索系統性能的一個最基本的指標。檢索效率通常采用查全率和查準率兩個指標來衡量和表示。
11． 查全率是衡量某一檢索系統從文獻集合中檢出相關文獻成功度的一項指標，即檢出的相關文獻與全部相關文獻的百分比。
12． 查準率是衡量某一檢索系統的信號噪聲比的一種指標，即檢出的相關文獻與檢出的全部文獻的百分比。
13． 簡答查全率和查準率的關系：查全率和查準率之間存在著互逆關系的結論。也就是說，如果放寬檢索以達到較好的查全率，那么查準率就會下降；反之，若是限制檢索范圍以改善查準率，則查全率就會變壞。當進行范圍寬泛的檢索時，查全率很高，可以達到90%左右，而這時查準率則很低；相反，當檢索范圍小，很專指時，則查準率較高，查全率較低。
14． 論述影響檢索效率的因素：
（1）檢索語言的功能。檢索語言是溝通檔案文獻存儲和查找兩個過程的橋梁，對于特定的需求信息與納入檢索系統的信息集合的準確匹配具有直接的影響。
（2）檢索途徑的數量。從理論上說，檔案在存入檢索系統之后，該系統向利用者提供的檢索途徑愈多，它被查到的概率也就愈高。
（3）著錄標引的質量。檢索標識是組織檢索工具、進行檢索的依據，因此，檢索標識的準確性也是影響查全率、查準率的一個重要因素。
（4）檢索策略的優劣。  如果說，檔案著錄標引的結果對于文獻存儲的質量至關重要，那么，檢索策略在查找過程中則具有決定性的作用。
（5）檢索人員的素質。不論是手工檢索系統還是機械檢索系統，都要由檢索人員來參與和控制檢索過程，上述因素中除檢索語言之外，均與檢索人員的素質有關，因此檢索人員的素質對于檢索效率有直接的影響。
15．簡檔案文獻檢索系統評價的目的和作用：系統評價就是對系統的效率和價值進行測定，它是對系統進行科學管理的重要依據。主要目的是對系統整體及其組成要素的功能、特性和運營情況進行評測。作用主要有三個方面：（1）明確系統當前的性能特征，從而科學地、最大限度地發揮系統的功能。（2）發現系統現存的缺陷及其原因，提出改進意見或其他對策。（3）為設計和建立新的檔案文獻檢索系統提供參考。
16．試述系統評價的指標體系：檔案文獻檢索系統評價的指標主要包括數據覆蓋率、檢索效率、響應時間、可存取性、費用等。
       （1）數據覆蓋率又稱為收錄范圍，指一個檢索系統已收錄數據量與應收錄數據量的百分比，它反映該檢索系統的資源擁有狀況。
       （2）查全率和查準率。二者實質上反映了系統運行結果與利用者檢索要求的吻合程度，是衡量檢索系統性能的最重要的指標。需要說明的是，在實際測評時根據公式計算出來的查全率和查準率常常不能完全準確地反映系統的實際檢索效率，其主要原因是：①對文獻相關性的判斷不可避免地帶有主觀性和模糊性。②查全率是以檢索系統中與某一檢索要求相關的文獻總數作為分母，計算檢出的相關文獻在全部相關文獻中的比例，而檢索人員和評價人員都難以確定這個總數是多少。③在計算查全率、查準率時，“相關文獻”被同等看待，不作任何區分，而實際上，在一組相關文獻中，每一份文獻的相關程度是有差異的。
（3）響應時間。它是指一次檢索過程中從利用者向檢索系統提出問題到檢索系統完成匹配過程，形成檢索結果，交付利用者所需的全部時間。
       （4）可存取性。是指一個檔案文獻檢索系統的易用程度。
       （5）費用。構造和維持一個檔案文獻檢索系統需要投入一定的費用，利用者檢索檔案文獻也要有一定的支出，這些投入包括貨幣和活勞動兩種形式。
17．簡系統評價步驟：（1）制訂評價方案。包括確定對該系統進行評價時采用哪些評價指標。
（2）評價對象調查。可根據評價對象以及評價指標的特點采用問卷調查、抽樣調查等不同的方法。（3）測試。根據樣本進行檢索測試，然后對檢索結果的相關性、響應時間、系統易用程度等進行判斷。（4）數據處理與分析。對調查測試的各種原始數據進行整理、計算，得出有關評價對象的各種性能指標。（5）對評價結果進行分析，提出改進意見。

第二章    檢索語言
1．檢索語言：是根據檢索的需要而創制的人工語言，專門用于各種手工的和計算機化的文獻信息檢索系統，表達文獻主題概念和檢索課題概念。
2.簡答檢索語言的基本功能：主要有以下四個方面：①對文獻的主題加以標引的功能；②對內容相同及相關的文獻主題加以集中或揭示其相關性的功能；③對大量文獻信息加以系統化或組織化；④便于將標引用語和檢索用語進行相符性比較。
3.產生檢索語言第一項基本功能的結構：（1）編碼型標識結構。（2）組配型標識結構。（3）層次型結構標識。
4.產生檢索語言第二項基本功能的結構：（1）等級結構（2）參照系統結構（3）輪排聚類結構。
5.按構成原理，可分為分類檢索語言、主題檢索語言和代碼檢索語言三大類型。
6.簡答構成原理：（1）分類檢索語言。其特點是用分類號來表達各種概念，把各種概念按知識分類進行系統組織和排列，有很好的系統性。（2）主題檢索語言。其特點是用取自自然語言的語詞來表達各種概念，把各種概念完全按字順排列而不管其相互關系如何，其標識有很好的直接性。（3）代碼檢索語言。它一般只就事物的某一方面特征，用某種代碼系統來加以標引和排列。（4）引證關系追溯法。即引文索引法，是顯示科學論文之間互相引證而形成的論文網的一種方法。
7.主題檢索語言包括標題詞語言（標題法）、單元詞語言（單元詞法）、敘詞語言（敘詞法）和關鍵詞語言（關鍵詞法），它們可統稱為主題法系統。
8.簡答先組式語言與后組式語言有何區別：先組式語言就是文獻標識在編表時就已固定組配好，或絕大部分已固定組配好，如體系分類法和標題詞法。后組式語言就是文獻標識到標引和檢索時才組配起來，如單元詞法和敘詞法。

第三章    分類檢索語言及《中國檔案分類尖》
1.簡答注釋的作用：具體可歸納為三點：（1）當類目的讎不夠明確時，用注釋來明確。（2）當類目之間的關系不可能用等級結構來顯示時，用注釋來顯示。（3）當在分類方法上有有某些需要說明的地方時，用注釋來加以說明。
2.論述分類檢索語言的特點和作用：特點：（1）它是一部類目的匯編，對表達事物概念的類目起登錄作用；（2）它是一個類目的體系，從學科分類、事物分類或職能分類等角度揭示類目之間的關系；（3）它是一部類目的“詞典”，除類目名稱本身外，還借助于等級體系形式以及注釋，對類目起定義作用；（4）它是一種類目的排列表，通過線性排列形式和分類號，明確規定著各個類目在分類體系中的位置和次序。
    作用：（1）它是進行分類標引和組織分類檢索工具的規范。（2）它能作為對文獻資料進行分類排架的依據。（3）它是檢索者從分類途徑檢索文獻資料的指南。（4）它是文獻工作人員工作中常用的參考手冊。
3.簡答分類應遵守哪些規則：第一，在每一次劃分時，只使用一個劃分標準，不能同時使用兩上或兩個以上的劃分標準，否則會出現劃分后所得各子類互相交叉、重疊的混亂現象；第二，劃分后所得各子類的外延之和應等于其母類的外延，避免不完全劃分的錯誤和多出子類的錯誤；第三，要選擇反映事物本質的符合分類目的的屬性作為劃分標準。
4.簡答類目劃分：類目的劃分包括分類標準的選擇和分類標準使用次序的選擇兩個問題。（1）分類標準的選擇決定著提供什么檢索途徑。分類標準的選擇是指在一類事物的各種可作為分類標準的屬性中，選擇什么屬性作為分類標準。（2）分類標準使用次序的選擇，決定著形成什么樣的分類體系結構。分類標準的使用次序，是指當某一類事物連續劃分需要采用幾種分類標準時，這幾種分類標準使用的先后次序。
5.論述自然序列對同位類排列的要求及其在《中國檔案分類法》中的運用：自然序列對同位類的排列要求是：連續性、規律性、穩定性、重要類目的突出性。其中最重要的是連續性。在《中國檔案分類法》中采用了如下幾種自然序列：（1）按社會及各種現象的發展過程排列。（2）按從低級事物到高級事物的次序排列。（3）按生產流程或制作流程的次序排列。（4）按習慣次序排列。（5）按時間順序從古到今排列。（6）按地理位置由近及遠排列。
6.同位類排列的人為序列的主要形式：人為序列就是按照事物的重要程序排列。這種排列法雖帶有人為性，但如能合理安排，也能產生很好的效果。人為序列包括：（1）從重要事物類目到次要事物類目的排列次序。（2）從有較多文獻論述的事物類目到只有很少文獻論述的事物類目的排列次序。（3）從抽象的、理論的、一般性問題的類目到具體的、應用的、個別性問題的類目的排列次序。
7.列類的方法與原則：（1）正規列類法。即對一個外延較廣的概念或范圍較大的類目。（2）列舉列類法。即雖是采用某一個分類標準來編列一系列子目，但其子目之和少于被劃分的上位類，未列子目的事物概念或者設一其他類加以概括。（3）重點列類法。即只列出少數幾項重點內容作為子目，其余內容仍包括在上位類中。（4）羅列列類法。有兩種情況：一種是并非根據某個明確的劃分標準。另一種是根據某一分類標準構成一系列子目。（5）對應列類法。即采用相關專業的同一分類標準來構成相應的一組子目。（6）集中列類法。即根據檢索上的特殊需要，把按照一般劃分原則應分散的內容集中列類。（7）突出列類法。即將個別重要事物單獨列類。（8）歸附列類法。即將按學科、專業、職能分類不能集中在一起事物按某種聯系歸附于有關類目。（9）合并列類法。即將若干個相近的并列概念合并設立一個類目。（10）交替列類法。即對可以隸屬于兩個或兩個以上學科、專業、職能的事物在各有關類下都設立子目。（11）專表列類法。
8.簡答類目注釋的作用與方式：概括起來說，注釋的作用是明確類目的涵義，明確類目之間的關系，明確分類方法。一部分類表的注釋可適當多一些，但必須是必要的。特別應注意的是：注釋必須準確、簡短、明白，力求避免作那些含糊的、自相矛盾的、冗長的、不必要的甚至是錯誤的確良注釋。要寫好注釋，寫注釋的人員就要對分類體系時常明了。注釋要與分類體系協調而不能與分類體系相抵觸。對類目作注釋，既不強求一律，也要有一定規范。可根據具體情況，采用合適的注釋方式和措辭。
9.簡答分類標記的配置：分類標記即分類號，它是由具有自然順序的標記符號構成的。分類號是類目的代號，是分類檢索語言的語詞。現代分類法都用分類號作標識。使用分類號作為分類檢索語言語詞的優點在于：（1）可以明確各個類目之間的先后次序，便于排列目錄和組織館藏；（2）用分類號標引文獻比較簡單；（3）在檢索時容易將代表檢索課題的分類號與代表文獻內容的分類號作相符性比較；（4）層累制分類號在一定程度上可以表達各個類目之間的從屬關系和并列關系；（5）層累制標記法和分段標記法在一定程度上可以幫助分辨一個類目的涵義。
10.標記制度是指分類號的構成方法，可分為順序制、層累制和混合制三種。
11.簡答標記制度的分類：標記制度是指分類號的構成方法，可分為順序制、層累制和混合制三種。（1）順序制。即用若干個數字或字母編成固定長度的連貫的號碼，按分類體系中類目的直線排列順序，不分級別依次標志全部類目。（2）層累制。即用一位數字或一個字母來標志大類，再加一位數字或一個字母來標志它的下位類……如此層層累加數字或字母，用來表達類目的層層劃分以及類目之間的隸屬和并列關系。（3）混合制。一般是將分類號分成兩部分，一部分用層累制，一部分用順序制。
12.試述體系分類法的局限性：（1）體系分類法自身存在著一個難以克服的矛盾——集中與分散矛盾。這一矛盾使得體系分類法在適應利用者需求方面表現出很大的局限性。（2）體第分類主要采用列舉式的列類方法。（3）體系分類法嚴格的邏輯體系給增加、刪減類目造成困難。
13.簡答《中國檔案分類法》的分類原則：《中國檔案分類法》是以不同歷史時期的國家機構、社會組織，從事社會實踐活動的職能分工為基礎，并緊密結合檔案記述和反映的事物屬性關系，來建立從總到分，從一般到具體的邏輯體系。《中國檔案分類法》是一部完整的體系分類表，它主要由編制說明、大綱、簡表、詳表、輔助等組成部分構成。這些組成部分分別具有自己的結構和功能，各自發揮著獨特作用，并互相配合豐富和增強體系分類表的整體功能。
14.簡答分面組配分類法：是根據概念的分析和綜合編制的文獻分類法，又稱分面分類法、組配分類法、分析—綜合分類法。它將主題概念分解為簡單概念，按照它們所屬的方面或范疇，分別編列成表。標引時用兩個或多個簡單概念的分類號的組合來表達一個復雜的主題概念。
15.簡答分面分類法的特點：第一，分面組配式分類法雖然類目較少，但能通過類目的組配表示眾多的主題概念，標引文獻的能力強于體系分類法。第二，可以較自由地擴大或縮小檢索范圍，能多多途徑檢索文獻，還可以進行比較精確的組配檢索，在檢索性能和檢索效率方面都優于體系分類法。第三，采用分段標記制度，便于分類標記，便于分類表的增補和修訂，檢索較為靈活。第四，可用于組織分類目錄以及建立分類檢索系統等。

第四章    主題檢索語言及《中國檔案主題詞表》
1.簡答主題檢索語言的特點和性能：它的特點是：語詞標識幾乎都是事物的名稱，關于同一事物的文獻全部被集中標引在同一語詞標識下，所以要在主題檢索系統中查全同一事物的檔案就比較容易。它的性能有：（1）控制主題檢索系統所用的語詞標識，以保證其具有較高的檢索效率。（2）引導使用者周密選用檢索詞，以便準確、全面地標引和檢索文獻。（3）方便標引人員和檢索人員查找所需檢索詞。
2 .簡敘詞的優點有哪些：敘詞法就其基本性質而言，是一種采用表示單元概念的規范化語詞的組配來對文獻主題進行描述的后組式詞匯型概念標識系統。敘詞法比其他主題檢索語言具有更好的性能，體現了檢索語言的發展趨勢。絕大部分計算機檢索系統都采用敘詞法。
3.簡敘詞法的構成原理：（1）按主題集中文獻；（2）用規范化的、可以通過組配來表達復雜概念的語詞直接標引文獻主題；（3）用參照系統、分類索引、等級索引、輪排索引和主題詞關系圖等多種方式來顯示主題概念之間的相互關系；（4）用字順序列直接提供主題檢索途徑；（5）用于標識單元方式手工檢索系統或用于計算機檢索系統時，具有標引深度大，能夠實現我途徑檢索，擴大、縮小或改變檢索范圍靈活，適應多種檢索要求等優點。
4.簡答主題詞的組配：概念組配是決定其特點的基本原理。概念組配即概念的分析與綜合。概念組配與字面組配在形式上有時相同，有時不同；從性質上說，兩者有著原則性的區別。字面組配，其實質是詞的分拆與組合；概念組配，其實質是詞義的分析與綜合。兩者檢索效果有很大差異。
5.簡主題詞組配的作用：（1）可以控制詞匯量。（2）可以對同一項情報進行多途徑檢索。（3）可以自由擴大、縮小或改變檢索范圍。（4）可以及時地反映新事物、新學科。
6.簡《中國檔案主題詞表》特點：其特點僅在于：（1）在文書檔案用詞方面，為體現文獻保證原則，因而所選的詞一般主題詞表有較大區別。而就科技檔案和某些專門檔案的主題詞表而言，其區別不大。（2）其范疇索引也如檔案分類表一樣，以國家機構和社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎來建立分類體系和對主題詞進行歸類。（3）為保持歷史原貌，便于標引和檢索，對古代檔案用詞也予收錄。（4）檔案主題詞表除個別的以外一般不需要標注外文同義詞和設置雙語種對照索引。
7.簡《中國檔案主題詞表》的結構體系：（1）主題詞字順表；（2）主題詞分類索引；（3）主題詞等級索引；（4）主題詞輪排索引；（5）詞雙語種對照索引；（6）專有主題詞索引；（7）正式主題詞索引和款目詞索引；（8）主題詞關系圖。
8.每條詞款目大體可分為款目詞、標注項和參照項三部分。
9.簡字順表的功用：一是提供從字順查詞的途徑；二是可通過參照系統，獲知與所查獲詞有密切聯系的詞，既可提高選用主題詞的準確性，又有助于檢索中擴大、縮小、改變檢索范圍；三是可以通過其標注的范疇類號和族首詞，比較容易地進入范疇索引和詞族索引；四是還可獲得主題詞的其他信息。
10.簡詞族索引的功能：詞族索引是把主表中具有屬分關系、包含關系和整體部分關系的正式主題詞，按規定屬分級別展開全顯示的一種詞族系統。詞族索引的功能是可以從一族中外延最廣的主題詞出發，找到其全部同族詞，并且可以明確它們之間的層層隸屬關系，從而彌補主題詞字順表族性檢索功能差的缺點。在機檢系統中是實現自動擴檢、縮檢及上位詞登錄的重要手段。