第八章企業檔案利用服務

　　1.簡答企業檔案利用服務的內容?

　　答：企業檔案利用服務的內容主要是：熟悉本企業檔案資源的內容成分，了解企業的業務活動及業務流程，掌握用戶對企業檔案信息的需求，通過檔案和接待等項服務工作，把經篩選鑒別、加工整序、編目匯纂出來的檔案信息提供給企業人員，滿足其利用需要。

　　2.企業檔案利用服務的要求?(也多選)

　　答：(1)主動服務

　　(1)有針對性地服務

　　(2)多元化服務

　　(3)及時服務

　　(4)社會化服務

　　(5)保證企業檔案信息的安全

　　3.企業檔案信息的安全，提供利用服務時，對下面兩個因素，須采取分別對待原則，進行嚴格的控制：(也多選)

　　(1)企業檔案信息內容(2)企業檔案用戶

　　4.對于有機密性的企業檔案的提供利用，應對用戶的利用權限予以控制，主要措施是：

　　A內外有別

　　B上下有別

　　5.企業檔案價值是由企業檔案自身和企業檔案用戶兩方面的因素決定的。(A)

　　A企業檔案形成時間

　　B企業檔案用戶

　　C典型性

　　D企業檔案管理

　　6.企業檔案用戶需求，決定著企業檔案開發利用的活動規律。(C)

　　A整理工作

　　B收集工作

　　C開發利用

　　D鑒定工作

　　7.企業檔案工作者在熟悉館(室)藏的基礎上，還應了解企業檔案用戶的需求特點，以便提高服務的主動性、針對性和及時性。

　　8.從利用行為發生與否看，企業檔案用戶分為潛在用戶和現實用戶。

　　9.從用戶的范圍看，企業檔案用戶分為內部用戶和外部用戶兩種。

　　10.從利用頻率看，企業檔案用戶分為基本用戶和隨機用戶。

　　11.從用戶的職能看，企業檔案用戶分為計劃決策人員、基層管理人員、科研人員、工程技術人員等。

　　12.簡：企業檔案用戶調研工作的特點?

　　答：用戶調研工作的特點，一方面，其研究范圍相對固定，對一個企業來說，主要的檔案用戶是企業內部成員，且需求相對穩定;另一方面，與用戶溝通更為方便。

　　13.在熟悉庫藏的基礎上，還要了解用戶需求特點，以便提高(ACE)性。

　　A主動性

　　B嚴肅性

　　C針對性

　　D多功能性

　　E及時性

　　14.簡答企業檔案需求的層次?

　　答：對企業檔案及其利用服務的需求包括顯在需求和潛在需求兩個層次。其中，顯在需求在情報界中被稱為“情報要求”，即需求者能明確表述其內容的需求;而潛在需求就是指用戶尚未認識到的檔案需求。

　　15.試分析影響企業檔案用戶需求的主要因素?(——為多選)

　　答：(1)企業活動的因素。檔案利用需求，是用戶在企業各項工作活動過程中產生的。企業活動的性質決定檔案需求的具體內容，包括所需檔案信息的內容、服務方式、服務時間等。

　　(2)用戶工作職能的因素。同一活動過程中，企業工作人員的分工不同，即職能不同，檔案需求的具體內容和程度也不相同。

　　(3)企業檔案工作的因素，即企業檔案部門及其工作人員的服務能力。

　　(4)用戶個人的因素。用戶的檔案意識、知識水平、業務能力、工作等，都在一定程度上影響著檔案需求的產生和實現;同時用戶的特長、興趣愛好也會對檔案需求產生影響。

　　(5)社會因素。社會政治、經濟、科學、文化等領域的巨大變化，往往會對企業的生產經營活動產生影響，對信息交流的方式產生影響，從而影響到企業檔案需求的產生和實現。