公文辦理程序

　　練習(xí)與思考

　　1 什么是公文辦理程序？收文辦理與發(fā)文辦理各有哪些程序？

　　答：公文辦理程序就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。收文辦理的程序主要包括：簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等。發(fā)文辦理程序包括：擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　2 機(jī)關(guān)收文的主要來源有哪些？簽收公文要注意哪些問題？.

　　答：機(jī)關(guān)收文的主要來源包括：（1）機(jī)要交通送來的機(jī)要文件（2）郵局送來的掛號(hào)函件和電報(bào)（3）外機(jī)關(guān)和部門直接送來的文件材料。簽收公文要注意的問題是：（1）查清收文機(jī)關(guān)名稱（2）查清信封號(hào)與遞送人所登記的號(hào)碼是否一致（3）查清文件封口是否破損（4）查清文件的登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。

　　3 收文登記的作用是什么？收文登記要注意哪些問題？

　　答：收文登記的作用主要是（1）便于管理和保護(hù)文件（2）便于檢查和檢索文件（3）便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦工作（4）作為核對(duì)與交接文件的憑據(jù)。收文登記要注意登記的手續(xù)要盡量做到簡便有效。注意選取有用材料進(jìn)行登記。.

　　4 收文登記有哪幾種形式？各有哪些優(yōu)點(diǎn)？.

　　答：收文登記的形式是（1）簿冊(cè)式登記。它的優(yōu)點(diǎn)是容易保存，適宜按時(shí)間順序進(jìn)行登記。（2）聯(lián)單式登記。它的優(yōu)點(diǎn)是減少重復(fù)登記的某些項(xiàng)目。簡化登記手續(xù)。（3）卡片式登記。卡片式登記的好處是能適應(yīng)使用和管理文件的需要。

　　5 簡述公文分發(fā)的原則與要求。

　　答：公文分發(fā)的原則和要求是：（1）對(duì)于難以把握的文件和資料要先填好《公文處理單》等以便于送給領(lǐng)導(dǎo)人等查閱和簽收（2）對(duì)于屬于主管機(jī)關(guān)日常事務(wù)的公文要按主管業(yè)務(wù)的分工范圍直接分送給有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人。（3）對(duì)于答復(fù)文要相對(duì)于有關(guān)部門給予，依依對(duì)應(yīng)。（4）在文件份數(shù)少的情況下要按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的順序分送（5）公文分發(fā)登記的交接制度要旅行簽收手續(xù)

　　6 公文的傳閱應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？

　　答：傳閱應(yīng)注意的問題是：（1）傳閱順序方面。先傳閱給機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀。（2）傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞（3）在傳閱過程中或者傳閱完畢后，文書人員要及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)處理。（4）每份傳閱資料都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》

　　7 為什么說擬辦是收文處理的重要環(huán)節(jié)？應(yīng)當(dāng)從哪些方面做好擬辦工作？

　　答：因?yàn)閿M辦工作是秘書部門實(shí)現(xiàn)“四個(gè)”轉(zhuǎn)變，在辦文辦事中出謀劃策，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，發(fā)揮參謀助手作用的體現(xiàn)。做好擬辦工作應(yīng)該從以下方面入手：（1）擬辦之前，認(rèn)真研究公文內(nèi)容、弄清來文背景，查明問題癥結(jié)。（2）弄清掌握有關(guān)和規(guī)定（3）要熟悉業(yè)務(wù)（4）擬辦意見要周到（5）擬辦文字要簡明扼要。

　　8 簡述公文擬辦的作用及主要內(nèi)容。

　　答：公文擬辦的主要作用是：使機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)閱讀重要的收文，掌握上級(jí)的精神、工作發(fā)展情況和其他有關(guān)信息，并便于領(lǐng)導(dǎo)快速處理公文，避免拖拉。

　　公文辦理的主要內(nèi)容是：（1）提出所述問題的原則和方法。（2）提出規(guī)定的承辦的時(shí)限（3）兩個(gè)或兩個(gè)以上的單位共同承辦的，須指出主辦單位和主辦人。（4）批辦意見均應(yīng)鄭重地填寫在《公文處理單》的“批辦意見”欄內(nèi)。

　　為什么說承辦是公文處理的重要環(huán)節(jié)？承辦應(yīng)該注意哪些問題？

　　答：因?yàn)槌修k直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)公文處理工作的效率。承辦應(yīng)該注意的問題是：（1）對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)具體批示意見的公文一定要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神。（2）對(duì)沒有領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦意見的公文應(yīng)根據(jù)有關(guān)文件精神、有關(guān)規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。（3）對(duì)于要求牽頭或聯(lián)合辦理的公文，要先擬訂草稿請(qǐng)有關(guān)部門會(huì)商再請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。（4）來文涉及以前的公文資料時(shí)要注意查找曾經(jīng)的公文資料以作參考以防出錯(cuò)。

　　10 怎樣作好催辦和查辦工作？試比較催辦和查辦工作的區(qū)別。

　　答：作好催辦工作應(yīng)當(dāng)注意三點(diǎn)要求：（1）明確催辦范圍（2）將催辦落實(shí)（3）