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　　第四章

　　城市秘書性工作的內(nèi)容包括：一是保管國(guó)王或大封建主對(duì)城市頒發(fā)的各種文件；二是組織操辦城市市政長(zhǎng)官與封建領(lǐng)主之間為了協(xié)調(diào)某些矛盾而召開的會(huì)議；三是為市政長(zhǎng)官草擬城市管理中需要的各種文件、法規(guī)，如城市準(zhǔn)則、城市商業(yè)法、社會(huì)事務(wù)管理的有關(guān)條例等；四是操辦城市議會(huì)會(huì)務(wù)，草擬會(huì)議文件，作會(huì)議記錄；五是辦理市政日常公務(wù)。

　　當(dāng)時(shí)秘書性工作的內(nèi)容看，其職能作用已具備現(xiàn)代秘書工作的某些特點(diǎn)。

　　這一時(shí)期歐洲城市秘書性工作。就秘書工作的發(fā)展而言，它為歐洲古代官吏型秘書性工作向社會(huì)化職業(yè)化近現(xiàn)代秘書工作的發(fā)展，打下了基礎(chǔ)。

　　王國(guó)政權(quán)的秘書性工作

　　如英王亨利一世（1100年~1135年在位）時(shí)期建立了中央管理機(jī)關(guān)——樞密院，設(shè)有專司財(cái)政的部門，也先后設(shè)立具有顧問性質(zhì)的御前會(huì)議，起著樞密院和最高法院的作用。國(guó)王腓力四世（1285~1314年在位）為取得反對(duì)羅馬教廷斗爭(zhēng)的勝利，于1302年首次召開了有高級(jí)騎士、世俗貴族、富裕市民代表參加的三級(jí)會(huì)議。它成為國(guó)王的機(jī)關(guān)，也是國(guó)王同封建貴族、市民上層結(jié)成聯(lián)盟的形式。

　　在英國(guó)，號(hào)稱“末日審判書”形成過程中的全國(guó)性社會(huì)財(cái)產(chǎn)調(diào)查登記活動(dòng)，是一次強(qiáng)化王權(quán)的有力舉措，其中包含著規(guī)模空前的內(nèi)容豐富的秘書性活動(dòng)。14世紀(jì)，法國(guó)國(guó)王將文書檔案專門存在的王宮教堂內(nèi)，稱為“憲典寶庫(kù)”。“憲典寶庫(kù)”的建立，一是說明法國(guó)國(guó)王為了強(qiáng)化王權(quán)對(duì)文書檔案更加珍視；二是標(biāo)志著政務(wù)的紛繁，秘書性工作有了進(jìn)一步發(fā)展，產(chǎn)生了更多文件材料，集中保存國(guó)家文書檔案也有了重大發(fā)展；三是“憲典寶庫(kù)”的建立對(duì)法國(guó)國(guó)家秘書性人員保管和利用文書檔案為國(guó)王行政提供服務(wù)，有了更為良好的基礎(chǔ)性條件。

　　這一時(shí)期封建王國(guó)的秘書性工作具有以下特點(diǎn)：一是為強(qiáng)化王權(quán)服務(wù)的職能作用大為加強(qiáng)，秘書性工作的領(lǐng)域更為擴(kuò)大，幾乎所有王權(quán)運(yùn)用的領(lǐng)域內(nèi)，都伴有秘書性工作；二是秘書性工作的地位有所提高，文件檔案作為王權(quán)的象征和標(biāo)志，被視為黃金寶物由國(guó)家統(tǒng)一管理，并作為行使權(quán)力的依據(jù)和憑證，受到國(guó)王的高度重視；三是文書檔案的保管更加機(jī)密，帶有一定的神密性和不可接觸性，一般不讓參閱，珍藏在王宮或庫(kù)房等與世隔絕的密室；四是王國(guó)的秘書性工作與教會(huì)的秘書性工作逐漸分離，國(guó)家的文件檔案保存在教會(huì)的情況已不多見。

　　封建王朝的秘書性工作：

　　如秘書令（監(jiān)），典尚書秦事，頒發(fā)敕令；中書省的中書監(jiān)（中書令、中書侍郎、中書舍人等），起草文書，掌管經(jīng)籍及秦事；門下省的待中，侍皇左右掌秦事；尚書省的尚書令，掌管文書事務(wù)及行政事務(wù)。

　　在這一歷史時(shí)期，紙張正式成為公文的統(tǒng)一使用的載體。我國(guó)造紙術(shù)西漢早期已經(jīng)發(fā)明，到東晉末年桓玄下令公文統(tǒng)一用紙張作載體，并為后世沿用。公文用紙張載體，是秘書發(fā)展史上的革命性進(jìn)步。

　　從梁陳開始，文章有了“文”與“筆”之分。“筆”后來發(fā)展為應(yīng)用文。就是公文形成有別于文學(xué)作品的簡(jiǎn)明務(wù)實(shí)莊重的文風(fēng)的發(fā)端。隋設(shè)內(nèi)書省，有內(nèi)書舍人、通事舍人、內(nèi)書侍郎等官吏，掌管草擬詔令、宣奏等事務(wù)；設(shè)門下省，有納言等官吏，掌管詔令審核、駁正；設(shè)尚書省，有尚書丞及下屬官吏，掌管收發(fā)、傳令、承辦文書等。

　　唐設(shè)中書省，有中書令、中書侍郎等官吏，掌管軍國(guó)政令、參議政務(wù)及章奏文書等；設(shè)門下省，有侍書、侍郎、給事中等官吏，掌官出納帝命、顧問應(yīng)對(duì)、掌機(jī)密文件、審議公文、封駁詔命章奏等；設(shè)尚書省，有尚書仆射等官吏，掌管朝廷日常行政事務(wù)等；后又設(shè)翰林學(xué)士院，有翰林供奉、翰林承旨等官吏，掌管草擬制詔書敕，協(xié)理批答四方章表疏議等；設(shè)匭使院，有知匭使等官吏，處理信訪事務(wù)，使下情上達(dá)等。地方政權(quán)還設(shè)有掌書、判書、孔目、主簿等書性吏員。

　　唐設(shè)政事堂，為三省集體辦公議政之處。隋唐建立了以刑律為后盾的一套秘書工作的制度。

　　宋代的秘書工作制度又有所發(fā)展：一是一文一事制度已經(jīng)在宋開始實(shí)行，強(qiáng)調(diào)“非一宗事者不得同為一狀”，此制度一直為后世沿用。二是形成了“引黃、貼黃”制度，即上行文以黃紙上作補(bǔ)充說明，貼于文尾為貼黃；將內(nèi)容摘要和日月寫于黃紙，貼于文前封皮，為引黃。其目的是便于閱讀易解，加速公文辦理。三是詔令副署制度，即皇帝下詔前征求重臣意見，由大臣副署。四是公文譽(yù)寫制度和傳遞公文改為軍郵制度等。

　　宋代的檔案工作也有所發(fā)展，設(shè)架閣庫(kù)保存檔案。南宋時(shí)還設(shè)有中央架閣總庫(kù)，收藏全國(guó)重要檔案史料。

　　元及明代前期的秘書性工作

　　元王朝吸取漢族統(tǒng)治者的，設(shè)有翰林兼國(guó)史院草擬皇帝詔令，下屬有翻譯機(jī)構(gòu)、禮儀管理機(jī)構(gòu)、文書驛傳管理機(jī)構(gòu)、檔案管理機(jī)構(gòu)等。明初官制沿襲元代，宮廷內(nèi)設(shè)司禮監(jiān)宦官秘書性機(jī)構(gòu)。在文書工作方面，建立了公文草擬制度，整治了繁文之弊，對(duì)提高公文效率有著積極影響。

　　國(guó)家政權(quán)機(jī)構(gòu)秘書性工作的異同

　　1、相同相似之處

　　一是秘書性工作的領(lǐng)域擴(kuò)大。在這一時(shí)期英國(guó)進(jìn)行了規(guī)模空前的全國(guó)社會(huì)財(cái)產(chǎn)調(diào)查登記活動(dòng)，形成了“末日審判書”。從南宋紹熙元年（1190年）就開始編制土地登記籍冊(cè)，并在松江編制魚鱗圖冊(cè)。

　　2、不同之處

　　一是時(shí)間要素上的差異。二是空間要素上的差異。三是受宗教的影響程度不同。四是文書載體的不同。

　　城市秘書性工作的異同

　　1、相同相似之處，具體表現(xiàn)，一是在行政方面均要從事辦文輔政的日常事務(wù)，充分行政長(zhǎng)官的助手，二是均要辦理涉及事務(wù)和外交文書。三是經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的秘書性工作增多。

　　2、不同之處

　　封建社會(huì)中期，中國(guó)與歐洲城市秘書性工作的不同之處，一是城市政務(wù)秘書性工作與封建國(guó)家的關(guān)系狀態(tài)有所不同。因此，歐洲城市秘書性工作對(duì)封建王國(guó)具有相對(duì)的獨(dú)立性。二是城市行政秘書性工作的交往渠道和方式有所不同。三是經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的秘書性工作專業(yè)化程度有所差異，四是秘書性工作與宗教的關(guān)系不同。

　　宗教秘書性工作的異同

　　1、相同相似之處

　　一是輔助對(duì)象和基本職能相似。二是內(nèi)部事務(wù)方面相似。三是在指導(dǎo)思想上有相似之處。四是都要協(xié)助宗教首腦與官府往來。

　　2、不同之處

　　一是介入世俗社會(huì)生活的程度不同。二是介入世俗社會(huì)生活的方式不同。三是與封建國(guó)家政權(quán)的關(guān)系不同。