件是性質相同的記錄的集合。記錄是文件中存取的基本單位，數據項是文件可使用的最小單位，數據項有時稱字段或者屬性。
文件　·邏輯結構是一種線性結構。
　·操作有：檢索和維護。并有實時和批量處理兩種處理方式。
文件　·存儲結構是指文件在外存上的組織方式。
　·基本的組織方式有：順序組織、索引組織、散列組織和鏈組織。
　·常用的文件組織方式：順序文件、索引文件、散列文件和多關鍵字文件。
評價一個文件組織的效率，是執行文件操作所花費的時間和文件組織所需的存儲空間。
檢索功能的多寡和速度的快慢，是衡量文件操作質量的重要標志。
順序文件是指按記錄進入文件的先后順序存放、其邏輯順序和物理順序一致的文件。主關鍵字有序稱順序有序文件，否則稱順序無序文件。
一切存儲在順序存儲器(如磁帶)上的文件都只能順序文件，只能按順序查找法存取。
順序文件的插入、刪除和修改只能通過復制整個文件實現。
索引文件的組織方式：通常是在主文件之外建立一張索引表指明邏輯記錄和物理記錄之間一一對應的關系，它和主文件一起構成索引文件。
索引非順序文件中的索引表為稠密索引。索引順序文件中的索引表為稀疏索引。
若記錄很大使得索引表也很大時，可對索引表再建立索引，稱為查找表。是一種靜態索引。
索引順序文件常用的有兩種：　·ISAM索引順序存取方法：是專為磁盤存取文件設計的，采用靜態索引結構。
·VSAM虛擬存儲存取方法：采用B+樹作為動態索引結構，由索引集、順序集、數據集組成。
散列文件是利用散列存儲方式組織的文件，亦稱為直接存取文件。
散列文件　·優點是：文件隨機存放，記錄不需要排序；插入刪除方便；存取速度快；不需要索引區，節省存儲空間。
　·缺點是：不能進行順序存取，只能按關鍵字隨機存取，且詢問方式限地簡單詢問，需要重新組織文件。
多重表文件：對需要查詢的次關鍵字建立相應的索引，對相同次關鍵字的記錄建一個鏈表并將鏈表頭指針、長度、次關鍵字作為索引表的索引項。
倒排表：次關鍵字索引表稱倒排表，主文件和倒排表構成倒排文件。