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1．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么?

(1)進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸；

(2)參謀作用；

(3)補(bǔ)缺作用；

(4)增進(jìn)關(guān)系作用；

(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；

(6)適時(shí)。考慮時(shí)機(jī)；

(7)適地?？磮?chǎng)合；

(8)適度。要注意掌握分寸。

2．什么是文書(shū)的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷?

(1)“立卷特征”：文秘或檔案人員把文書(shū)按照某些共同特征組合成案卷，

(2)按問(wèn)題特征立卷；

(3)按作者特征立卷；

(4)按文種特征立卷；

(5)按時(shí)間特征立卷；

(6)按地區(qū)特征立卷；

(7)按通訊者特征立卷；

(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。

3．來(lái)信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?

(1)受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。

(2)及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開(kāi)后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇啊⑿欧庠诤?，要一并裝訂。

(3)認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。

(4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫(xiě)信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫(xiě)信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。

(5)認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。(6)及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行。

1．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么?

(1)進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸；

(2)參謀作用；

(3)補(bǔ)缺作用；

(4)增進(jìn)關(guān)系作用；

(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；

(6)適時(shí)?？紤]時(shí)機(jī)；

(7)適地?？磮?chǎng)合；

(8)適度。要注意掌握分寸。

2．什么是文書(shū)的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷?

(1)“立卷特征”：文秘或檔案人員把文書(shū)按照某些共同特征組合成案卷，

(2)按問(wèn)題特征立卷；

(3)按作者特征立卷；

(4)按文種特征立卷；

(5)按時(shí)間特征立卷；

(6)按地區(qū)特征立卷；

(7)按通訊者特征立卷；

(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。

3．來(lái)信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?

(1)受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。

(2)及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開(kāi)后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后，要一并裝訂。

(3)認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。

(4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫(xiě)信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫(xiě)信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。

(5)認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。(6)及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行。

8.辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？

（1）清楚地知道在所說(shuō)的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)；

（2）說(shuō)服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)；

（3）偶爾也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見(jiàn)，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等；

（4）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向，先注意聆聽(tīng)對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對(duì)方不能了解的地方，努力加以說(shuō)服；

（5）主動(dòng)發(fā)問(wèn)，了解對(duì)方的想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；

（6）以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用另對(duì)方反感的言詞；

（7）讓對(duì)方打開(kāi)心扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生興趣（讓對(duì)方認(rèn)同自己）；

（8）不可傷害對(duì)方的自尊心。

9.什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法?

（1）受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。

（2）一種是直接受意，另一種是間接受意。

（3）文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意。必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。

10．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)?

（1）版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。

（2）密級(jí)、緊急程度。

（3）簽發(fā)人姓名。

（4）公文標(biāo)題。

（5）主送機(jī)關(guān)。

（6）正文、附件。

（7）發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。

（8）注釋、閱讀(發(fā)送)范圍。

（9）主題詞。

（10）抄送單位、印發(fā)說(shuō)明。

11.單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？

單位印章主要：?jiǎn)挝挥≌?、套印章；鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；

（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；

（4）另一種由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；

（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；

（6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；

（7）將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；

（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；

（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。

12.國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？

命令（令）；決定；公告；通告；通知；通報(bào)；議案；報(bào)告；請(qǐng)示；批復(fù)；意見(jiàn)；函；會(huì)議紀(jì)要。

13.文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文,需要一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。

（1）擬稿；

（2）核稿；是指以擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。

（3）簽發(fā)；是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。

（4）編號(hào)；已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。

（5）繕印；對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印刷。

（6）校對(duì)；指將文件的謄寫(xiě)稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。

（7）用印；是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。

（8）登記；

（9）分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。

14.文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間地點(diǎn)時(shí)要注意什么？

（1）要獲得上司的許可；

（2）如果用寫(xiě)信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再怛大會(huì)給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)；

（3）要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會(huì)、餐會(huì)等）、所需要的時(shí)間等等；

（4）約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫(xiě)在日程安排計(jì)劃表上。還應(yīng)該準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。

（5）周一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；

（6）對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；

（7）公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；

（8）地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

15、什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？

文員的擋駕方法是指：對(duì)于上司不必要接見(jiàn)的來(lái)訪者，不必要參加的邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽(tīng)的電話，由文員出門阻擋或謝絕。文員沒(méi)有必要把真正原因告訴對(duì)方，只需要禮貌地、委婉第達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。

主要的擋駕法有：

（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對(duì)方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。

（2）來(lái)訪擋駕。先問(wèn)清來(lái)由，判斷有無(wú)必要引見(jiàn)給上司，或先作請(qǐng)示。

（3）會(huì)議、活動(dòng)擋駕。對(duì)必必要的會(huì)議和活動(dòng)，文員要替上司委婉地謝絕。

16.文員處于社交場(chǎng)合時(shí)，引出的話題哪些是屬于合適的?哪些是不合適的?

合適的話題:

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題。

（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題。

（3）顯示地方或民族色彩的話題。

（4）比較高雅的話題，如中外名著、展覽會(huì)等。

（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題。風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話。

不合適的話題:

（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。

（2）令人不快的話題。過(guò)于敏感的話題。

（3）自己不甚熟悉的話題。夸耀自己的話題。

（4）庸俗的色情的話題。

（5）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。

17.簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用?形式是怎樣的?

會(huì)議紀(jì)要是用來(lái)記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種正式公文。它是在會(huì)議記錄的基

礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會(huì)議的精神和情況。

會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指異工作的作用。

可以用于向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況;也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事

項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。

有兩種形式:

（1）議決性會(huì)議紀(jì)要。是與會(huì)者經(jīng)過(guò)商議，對(duì)某些問(wèn)題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時(shí)寫(xiě)下的文字依據(jù)。

（2）周知性會(huì)議紀(jì)要。用于傳達(dá)會(huì)議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗(yàn)而作的紀(jì)實(shí)性文件。