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一、保管工作的含義為：

1、庫房管理

2、檔案流動過程中的保護

3、保護檔案的專門措施

二、保管工作的任務有：

1、防治檔案的損壞; 包括自然損壞和人為損壞。

2、延長檔案的壽命;

3、維護檔案的政治安全 ，防止泄密 。

三、基本要求

1、以防為主，防治結(jié)合

2、加強重點，照顧一般

3、自力更生，勤儉節(jié)約

4、立足長遠，保證當前

四、意義

檔案保管工作在整個檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質(zhì)量的高低，對提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。為檔案管理工作提供物質(zhì)對象，提供一個最起碼、最基本的前提。

保管工作檔案

保管的基本物質(zhì)條件

一、檔案庫房

二、檔案裝具有

1、檔案箱

2、檔案架 活動式密集架 積層密集架(通天架)

3、檔案柜 等

三、包裝材料有：1、卷皮;2、卷盒

第七章 檢索工作

檔案檢索工作的地位

一、檢索工作在整個檔案工作中的地位

1、 檢索是提供利用的先期工作

檔案館(室)為提供利用所作的直接的準備工作，具體解決每個案卷或每一份文件的查找，是通過檢索來實現(xiàn)的。

2、 檢索是提高檔案館(室)工作水平的重要手段

3、檢索形成了檔案業(yè)務工作中一個獨立的重要環(huán)節(jié)

編制檢索工具的要求和排檢方法

一、基本要求

(一)全--信息存儲豐富

(二)準--檢索準確

(三)快--迅速

(四)便--檢索要方便

二、應當注意的問題：

要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。

1、一般的可著錄到案卷級，重要檔案則可著錄到文件級。

2、強調(diào)檢索工具 按照一定的方法排列起來以供查找咨詢。

三、排檢方法

(一)分類法：

以科學的分類為基礎，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點，運用概念 劃分的方法，把性質(zhì)相同的檔案線索匯集在一起，分門別 類地組成一個檢索體系。

現(xiàn)又稱責任者把同一個作者形成的文件線索集中在一起。

(二)按文號排檢法：

即按照文號的先后順序進行排列，一般有文號目錄、文號對照表。

(三)按字序排檢法

編制人名、地名之類的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結(jié)合使用這幾種方法。

1、部首偏旁法：采用不多，因為它在排列上有相當難度，很多偏旁難以掌握。

2、筆數(shù)、筆形法：其困難在于繁，簡字的問題。

3、四角號碼法：全國的人名、地名卡片采用此法較多。

4、音序法：按漢語拼音順序進行排列。多用于以作者、文件名稱、地區(qū)為編制對象的檢索工具。

(四)按地序排檢法

按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專業(yè)檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質(zhì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。

(五)主題法

按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。

目前在檔案界，比較推崇的是分類法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點。

中國檔案分類法

1987年出版《中國檔案分類法》第一版。

1996年出版第二版。

《中國檔案分類法》由編制說明和中華人民共和國檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表、清代檔案分類表組成。

中華人民共和國檔案分類表，由主表和輔助表(綜合復分表、世界各國和地區(qū)表、中國地區(qū)表、中國民族表以及科技檔案復分表等)組成。

主表如：

CA 323 攝影

3231 新聞

3232 人像

3233 建筑

……

又如：

K 財政、金融

KB 金融

1 金融管理

13 利率管理

1311 人民幣利率

13111 差別利率

《中國檔案分類法》雖然設有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快。可利用計算機容量大、速度快、檢索途徑多的特點，制作一部電子版的《中國檔案分類法》。

檔案著錄含義

是對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標識的過程，稱為分類標引。賦予其主題標識的過程，稱為主題標引。

表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計算機著錄一般都用表格式。