公文有特定的效用

公文的特定的效用是指公文的現實效用，是由公文制發機關的法定地位所規定的。

公文有規范的體式

公文有規范的體式，這是公文同圖書、情報資料、通訊報道以及一般文章作品又一顯著的特點。由于公文是黨和國家用來領導和管理國家的一個工具，它是機關的喉舌，代表的是機關的權威，所以制發公文是一件非常嚴肅的、具有重要政治意義的工作。為了維護公文的法定性、權威性與嚴肅性，并便于進行公文處理，以便公文的法定效力更好的發揮，所以對公文的體式有一個明確的規定。比如：我們黨和國家制定了關于公文格式、公文處理的辦法和公文處理的條例等方面的規定，就是對公文的體式做了統一的要求。要求：凡是制定公文的，都應該按照這樣一種格式來進行，如果不按照這種格式，就會對公文的權威性有所損害，所以公文要有一個規范的體式。

公文有規定的處理程序

公文的制發和處理都必須經過一個規定的處理程序。如：公文的制發要經過起草、擬稿、審核(核稿)、簽發的程序。而收文也有一個固定的程序：首先要收文登記(什么時間收到一個什么文件，名稱是什么，什么機關發來的)，然后要分辦(把它分類，交給哪些部門去承辦)、批辦(領導批示)、承辦(具體的工作部門來辦理這件事情)、催辦(如果沒有辦的話，要提醒它按照規定的時限把事情處理完畢)。因為公文有權威性、有法定效力，所以它有一個規定的處理的程序，在擬發公文的時候，在收到、處理公文的時候都有規定，不是隨心所欲的。