文書、文件和公文

在機關日常活動中，常常出現“文書”、“文件”、和“公文”這三個概念同時使用的情況。三者有時沒有很大的區別，如：文書處理有人就說成是文件處理、公文處理;文件往來有人說是公文往來。這就可以說明：在機關的日常工作活動中，出現文書、文件和公文這三個概念，它們的基本含義是一致的，都是指國家機關和其他的社會組織在工作活動當中，形成和處理的外來文件、發出文件和機關內部所使用的文件材料，即公務文書。也就是說在機關日常的工作當中，我們所說的文書、文件和公文都是公務文書，它們的內涵是一樣的，所以它們在不同的場合可以通用。

但是在實際工作中，由于歷史的習慣稱呼、用法和其他方面的原因，這三個概念在不同的場合往往強調不同的側面，有不同的稱呼和用法。

比如：“文書”一詞用的非常普遍，它既可以指所有文件資料的總稱，又可以指公務文書，既可以指私人文書，也可以指公務文書，它是一個整體概念，同時，“文書”還可以作為一種職業，是專管收發文件的。另外，像一些政府部門，比如說市政府中有一個文書科，有文書科長、文書處長，這是一種職務。

文件這一詞，可以從兩個意義上來理解，從廣義上來說，它和文書是一樣的，既可以指公務文件，也可以指私人文件，同時，它也可以是有關文件資料的總稱，如：我們在開會的時候，有會議文件，會議文件包括的就非常多，有會議紀要、會議決議，這些都是會議的正式的文件，另外還有領導的講話、領導的發言、會議的記錄、會議的簡報，包括一些錄音、錄像的片段，這些材料也可以稱為文件。即從廣義來說文件是指一切的文件材料的總稱，包括公務文書和私人文件。狹義上的文件是指機關和組織制成和發布的，有文件版頭(紅頭)等固定格式的正式行文，如：中共中央文件、國務院文件它們都是由紅字印出來，都有固定的格式，這就是文件。對于這一類正式的行文，人們往往鄭重的稱之為文件，而不稱為文書或公文。另外文件可以用數量來修飾，如單份文件、一份文件，通常人們不說是一份公文或是一份文書。

關于公文的概念：公文就是公務文書，就是各個機關單位在公務活動中所形成的文件材料，所以公文就不可能是私人文件。

公文有法定的權威

因為公文是由國家機關及其他的社會組織按照法律的規定在行使自己的職權、實施管理，公文是代表機關發言的，它具有法定的效力，它成為各級機關、組織開展工作的可靠的依據，它具有很高的權威性。所以公文所代表的是國家的機關和社會組織。