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　　第八章

　　文書撰擬的異同

　　一、相同之處

　　1、任務性質相似

　　在中國，秘書被稱為“秀才”、“筆桿子”，為組織領導者草擬各類文書是其最基本的工作任務之一。草擬文書的基本性質不是秘書個人意圖或情緒的表達，而且作為組織和領導代表，表達的是組織和領導意圖。

　　2、文書撰擬基本要求有相似之外

　　在秘書文書撰擬中，要求秘書要忠實地表達領導和組織意圖。要通過法定的程序，運用規范的體式和程序，準確地進行表達。

　　在美國，除了要求秘書文件撰擬在內容上要準確外，也對運用正確的文書信涵格式、寫作規范、表達語言、寫作技巧上提出了較高的要求。

　　在英國，對秘書撰擬常用文書也提出了系統的要求，特別對草擬信函時，要對上司的指示作簡明的筆記，要對表達的信息或要表達的、提出的問題做到心中有數。

　　在日本，要求秘書必須掌握草擬文本的知識和技能，具備熟練起草各類文書信函的本領。

　　3、文書撰似的基本程序有相似之處

　　美國秘書在撰擬文本的過程中，也十分強調動筆前的準備工作，要由領導者交待文書的內容和行文的目的；最后要有領導者的認可和簽署。可見，中國與西方秘書撰擬文書信函的過程中，都有領導者授意，領導者是決定者、立意人和最后審定人；秘書是服從者、表達領導意圖者和寫作過程的具體操作者。

　　二、不同之處

　　1、文書撰擬的傳統影響的差異

　　特定用途和專門體式要求的文種，在行文規則上既有隸屬關系間的溝通，又更多的是非隸屬關系的橫向溝通，具有一定的變通性。

　　2、文書撰擬的文體模式的差異

　　在美國，常用的文書類型有公務信函，英國常用的文書種類與美國大體相似，其中公務信函、各類報告、備忘錄是經常和大量使用的文體。法國與德國等西方國家文書種類也大體與美英相似，以公務信函、報告書、備忘錄等為經常大量使用的文種。

　　西方國家各國的文書語言風格也有差異，但總體來看，有諸多共同之處。特別在企業文書的語言風格上，除了強調簡潔、明快外，十分注重在商務公共關系、聯絡感情、宣傳效果、心理需要等方面的促銷作用。一般具有感情色彩、委婉、幽默、風趣，以求取得讀者的好感。

　　文書運行處理的異同

　　一、收文處理的異同

　　1、中國收文處理

　　收文指收進外部送達本機關、單位的公務文書和材料，包括文件、電報、信函、內部刊物、資料，其他文字資料。

　?、俳邮?。②簽收。③拆封。④清點。⑤分類。⑥收文登記。⑦摘要。⑧提要。⑨擬辦。負責文件處理的秘書對收來文件提出初步的處理建議，供領導人在批辦時參考。需要擬辦的文件，一般是上級機關主送本機關并需要貫徹落實的文件；本機關所屬部門或下級機關主送本機關的請示性文件；平級機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件；重要的機密文件等。⑩批抄。⑾批辦。⑿傳閱。⒀催辦。⒁承辦。⒂辦復。需要辦理的文件在辦理完畢后，對來文機關做出答復。它體現收文處理的最終結果?？捎脧秃姆绞健＂赞k結。

　　2、美國收文處理

　　①進行初步分揀。②郵件拆封。③注明收件的日期和鐘點。④進一步分揀。⑤閱讀來件。⑥在登記簿上登記來件。

　　①分清郵件的種類。②開封要精細。③來件一定要登記在收信簿上。④要妥善處理來信的損毀問題。⑤注意必須回復的來件的處理。⑥要根據來件提供的有關信息，把要事記入行事表內。

　　5、收文處理異同分析

　　相同相似之處，一是收文處理都有系統有序的程序，每一程序的每個環節都規定了操作內容和要領；二是都有拆封、分類、登記、送領導者閱辦等主要環節；三是收文處理中，秘書對封皮上標明“親啟”或“機密”的來件，在未經授權的情況下，都應交給收信人拆封；四是對拆封的來件，秘書都要閱讀，以便進一步處理；五是中國負責辦文的秘書要提出擬辦的意見，美國秘書要在來件上標明重點和提請領導人注意人之處并準備閱辦參考資料，日本秘書要在來件上作重點記號或對長文寫出摘要等，可見中外秘書在收文處理中既要辦理收文事務，又要對領導人閱辦處理文件起到參謀輔助作用。六是秘書收文處理都建立了有關制度，都十分重視防止出現差錯等等。

　　不同之處，一是在范圍上存在差異。二是收文處理包含的內容上存在的差異。三是收文處理中秘書參謀輔助程序上的差異。四是領導者參與收文處理的程度不同。五是收文處理要求上存在差異。在上述差別，一是因為秘書工作的傳統和體制不同；二是因為領導者對秘書工作的要求不同；三是對收文處理范圍的劃定方式不同。

　　1、中國發文處理。①決定發文和授意。②擬稿。③會簽。主辦部門代領導機關所擬文稿中涉及其他部門的問題時，應事先征得有關部門的同意，并請有關部門的領導人簽字。④核稿。對文件草稿的審核。文件草稿在送交領導人最后審批簽發之前，由機關辦公廳（室）對文稿的內容、體式、語言表達等作全面的審核檢查。核稿的目的是保證文件的質量。⑤送審。⑥簽發。簽發是文件形成的關鍵性環節。文件經過領導人核準簽發后即已生效。簽發人是代表發文組織行使權力的，對文件負有完全責任，應以高度責任感行使這一權力。⑦定稿。定稿是文件的標準稿本，是進行發文登記和繕印的依據。⑧發文編號。⑨繕印。⑩校對⑾裝訂。⑿用印。⒀分裝。⒁發文通知單。機關發文時填寫的清單。收文機關可按照發文通知單核對所收到的文件，便于發現問題，及時與發文機關聯系。⒂揀封。⒃檢查。⒄裝封。⒅封口。⒆投送。⒇發文收集整理。

　　2、美國發文處理

　?、贉蕚浜脤⒁陌l的文件。②查對地址。③查對郵件標記。④查對簽名。⑤查對附件。⑥查對副本標記。復寫副本標記（CC）或副本標記（C）表明信件的副本發給何人，要仔細查對那些已經寫好的地址。定期發出的私人信件的標記有復寫副本（CC）和加發復寫副本標記（BCC）的信封。

　　5、發文處理異同分析

　　相同相似之處：一是都有確定的程序。每套程序中的各個環節，都有具體的操作要求。二是中國和西方國家發文處理中都十分強調清理核查工作。三是都強調發文處理的規范性和完整性。四是都強調有領導人的簽署。這是中外公務文書信函的法定程序，也是其是否具有合法性和有效性的關鍵。五是一般都有發文登記制度。

　　不同之處：一是中國高層領導機關發文時，與公文一同寄發發文通知單，以便收文方按發文通知單清點收文。西方國家一般沒有此規定。二是在寄發文件信函的信封書寫格式上，各國按自己的傳統貫徹有著一定的區別。三是西方國家發文中往往使用一些標記符號。如美國使用了復印副本標記（CC）、副本標記（C）、加發復印副本標記（BCC）等，中國一般未使用這類標記。

　　文書立卷歸檔是文書處理的最后一個環節，文書立卷的范圍的確定，一是要保證文書檔案的齊全和完整；二是要保證文書檔案的精確；三是要便于有效管理。

　　立卷歸檔的文件材料，主要是指在本機關主要職能活動中形成的文件材料，即已經辦理完畢的、具有查考利用價值的文件材料，包括會議文件、上級機關文件、本機關文件、下級機關文件、聲像材料等。

　　歸檔的工作步驟，一是編制案卷的系統化存放號。二是案卷移交前檢查驗收。三是案卷移交歸檔，上一年度的案卷，一般在第二年1~2月份集中立卷，3月份全部移交歸檔。四是辦理移交手續，包括驗收、簽字、連同案卷目錄、檢索目錄一起移交。

　　檔案的利用是以館（室）藏檔室信息資源為基礎，檔案的編研工作，是以館藏檔案為主要對象。文書檔案的分類方法很多，美國常用的一是主題分類法，即按文件最重要的主題名稱作為歸檔分類的首要因素，次要的主題作第二個因素，依此類推；二是按地區分類，以地域位置作為分類的最主要依據；三是與主題結合的分類，如“主題——數字”分類；四是由主題要點派生出來的“十進位制”分類法；五是按語音歸檔分類法；六是按年月日歸檔分類法等等。

　　美國文書檔案歸檔，首先是要處理案卷。

　　4、日本秘書的文書檔案工作

　　日本秘書收集處理文書檔案：一是要根據本單位工作的需要，要講求效率，當上司需要某種材料時，能夠及時準確地提供；要集中管理本單位的文書檔案，以供全體人員查閱，避免文書檔案成為個人所有；要規范有序地進行整理，防止丟失或損壞；要有序地排列在文件檔案柜中。二是要科學合理地分類。永久保存的檔案是原稿只有一份不可再得的，如章程、重要契約、特許證等；十年保存的文書檔案是關系重大但可以再得的，如有關稅務問題的文件資料、決算表等；三至五年保存的文書檔案，是一般性的可以再得的文件檔案材料；半年至一年保存的文書檔案是到期可以毀掉的。三是要掌握文書歸案處理的流程，要對文書資料進行選擇，要進行分類；保管文書檔案的重點是借出時使用者要辦理有關手續，并使用指引卡，以防失散；保存文書檔案的重點是確定保存期，在保存期內集中保管，充分發揮其作用。四是要正確使用有關用具，將文書檔案有序地排列在裝具中，分類貼出標簽，以便利用。五是要掌握正確的分類方法，可以按筆劃分類，按對象分類，按地區分類，按內容分類等等。六是要準確按規范操作，保持文書檔案的整潔有序；七是要抓住要點，要按照法律要求和制度要求收集、整理、保管和使用檔案文件材料。

　　中國與西方國家秘書文書檔案工作的差異

　?、倜貢臅鴻n案工作的范圍上有一定差異。②在文書檔案的分類方式上存在一定差異。③在文書檔案的保存方式上存在一定的差異。

　　3、英國秘書的資料工作

　　其必備的參考資料一般有以下幾種：電話號碼。街道姓名地址錄。郵局指南。參考書。關于旅行的資料。名人的資歷材料。

　　4、日本秘書的資料工作

　　配備有關參考書籍和資料外，特別強調要根據上司工作的需要，整理有關剪報。

　　差異之處體現在以下方面：

　?、賯戎卮嬖谝欢ǖ牟町?。中國秘書除了購買必備的工具書、參考書外，更強調上級機關的方針、的收集整理，調查研究、各種會議中獲取的實踐中產生的資料的收集、整理，而且實踐資料對中國秘書的價值更大。西方秘書側重于出版物資料的收集和整理。

　?、跒轭I導者服務要求上存在一定的差異。中國秘書的資料工作主要為領導的組織管理工作和行使其職權服務，也就是為領導者的公務服務。而西方國家秘書的資料工作，既為領導者的公務服務，也要為領導者的個人事務，即“私務”服務。如美國秘書要為其雇主的股票債券投資準備資料；西方秘書要為雇主的個人交際、個人納稅、個人消費等提供資料服務。中國秘書則一般不將這方面的資料服務納入正式工作的范圍。