第九章

　　會前的計劃和安排主要包括以下12點：

　　①擬定會議議程、日程和程序。議程是指對會議要通過的文件、解決的問題作總體安排。日程是根據(jù)會議的議題，對開會期間會議進程的具體安排。②確定與會人員。③會議通知。④會議組織機構。⑤經費預算。⑥會議須知。⑦會議證件。⑧會議報名與報到。⑨會議接待。⑩會場布置。⑾準備會議的文件材料。⑿會議籌備計劃安排的注意事項。

　　5、中外秘書布置會場異同分析

　　中外秘書布置會場的相同相似之外，一是會場布置要為會議目的、確保會議效果、為與會者提供良好的開會環(huán)境服務，二是會場布置要根據(jù)需要，進行周密的設計，認真仔細地實施，每個環(huán)節(jié)都要親自檢查，不得有任何疏漏。三是會場的座次排列、照明、音響、裝飾、空氣、會議活動是會場布置必須考慮的重要因素，要根據(jù)不同的會議內容、規(guī)范進行合理而有序的排列，要與會議主題和會議氣氛協(xié)調，還要注重文化氛圍、美學效果、音響效果和與會者的舒適和方便。

　　差異這處的主要體現(xiàn)，一是大型會議的會場布置，中國強調系統(tǒng)、規(guī)范、嚴謹。各個細節(jié)都強調精心設計，仔細安排；而西方則比較靈活。二是中國會場裝飾布置，受中國文化的影響，強調典雅、莊重而有意韻；而美英等國的會場布置受西方文化的影響，相對比較自由、浪漫。三是在會場桌椅的排列上，中國強調整齊，變化比較少；而西方則比較富于變化等等。

　　會場是國內國際交流的重要場所。隨著國際性交流和國際會議的增多，各國會場布置也出現(xiàn)融合的趨勢。不少中國字畫出現(xiàn)在外國會議的會場；不少外國會場布置的和做法，也被中國布置會場者所采用或借鑒。

　　中外秘書會前文字材料的差異之處，一是體現(xiàn)在執(zhí)筆撰稿任務的輕重上。二是體現(xiàn)在對調查研究的重視程度上。三是體現(xiàn)在側重點的差異上。中外秘書準備會議文字材料，都十分重視報告，特別是主題報告，但對其他文字材料，則各有側重點。中國不少會議中，典型材料占很大比重，特別是總結性會議、工作研究性會議等，典型材料往往能產生極大的影響，會議秘書對這類材料也極為重視，要花費極大精力。西方國家秘書在準備會議文字材料時，比較重視各類數(shù)據(jù)報表，通過提供數(shù)據(jù)報表，讓與會者進行定量定性的分析，對問題做出判斷。

　　1、中國秘書開會時的事務服務

　　①會議簽到。②引導與會者入座。③分發(fā)會議文件材料。④內外聯(lián)系，傳遞信息。⑤維持會場秩序。⑥處理臨時交辦的事項。⑦其他會場服務工作。⑧安排發(fā)言。⑨會議記錄。⑩分組討論安排。⑾安排僅參加某一階段會議活動的特殊與會者的活動。⑿安排發(fā)獎和選舉、表決等活動程序，并組織操辦具體事務。

　　美國要求會議秘書在開會期間的會議期間，會議秘書每天都要按會議日程理出一份清單送交給負責提供服務的負責人。

　　英國秘書開會時的事務

　　①提前到會場，帶去一切會議所需的物品。②擺好會場方向指示牌。③確保座位安排就序。④務必使每個與會者都有必要的文件資料和用具。⑤提供飲用水和杯子。⑥檢查與會者在出席登記簿上的簽名。⑦宣讀上次會議記錄、缺席道歉及其他信件。⑧為主持者提供必要的資料。⑨做會議記錄，詳細記錄做出的決定，指明誰提出的建議，誰附議，及投票結果。會議記錄最突出的特征是其具有原始記錄性。

　　美國秘書作會議記錄要求以下基本內容：

　　①開會時間、地點。②主持人的姓名、職務。③會議類型（例會、特別會議、全體會議、委員會、董事會）。④20人以下的小型會議要記錄出席者、缺席者名單；大型會議需要檢查法定人數(shù)。⑤在議事日程上寫明工作順序。⑥提出的提議，以及被采納或否決的情況，采取什么表決方式（舉手、發(fā)言或用選票等），是否一致不記附議人的姓名等等。⑦一般沒有必要對討論做詳細記要。⑧記錄要符合實際、簡明扼要、抓住重點、緊密圍繞會議議題和議程紀錄，記錄本質問題，一般對會議的提議和決議要逐字逐句地記載。⑨不能寫入記錄者的見解或評論。⑩記錄稿要送會議主持人審閱。打印稿也要認真核對。

　　英國秘書做會議記錄有以下要求：

　　①會議描述。包括會議類型、時間、地點。②與會者姓名，主席的名字寫在最前面，辦事員的名字寫在最后面。③缺席者的請假書。④宣讀上次會議記錄。⑤問題。⑥一般事務、決議，包括會議上的確切措詞。⑦其他事務。按會上進行的順序記錄。⑧決定下次會議的日期。⑨主席簽名。⑩會議時間。⑾打印前通常要經主席審閱批準。⑿必須記下每項決議的準確措詞及提供者的姓名。附議者可以不記，但必要須記錄贊成和反對主要決定的全部論據(jù)。⒀如果需要逐字逐句的詳細記錄，可由速記員或錄音機記錄。

　　三是基本原則相同。中國強調作會議記錄，必須符合其原始記錄性的最突出特征，必須如實際記錄，不允許記錄者加工；美國要求秘書作會議記錄必須符合實際，不能寫入記錄者的見解和評論；英國強制會議記錄必須記下每項決議的準確措詞，必然記錄贊成和反對主要決定的全部論據(jù)，這都表明，如實記錄是中外秘書作會議記錄的基本原則。

　　中外秘書作會議記錄的差異之處，一是在格式上存在某些差異。中國會議記錄的基本格式是大體統(tǒng)一的。美、英等國的會議記錄有正式會議記錄和非正式會議記錄之分，而且有些會議還專門印制了特殊格式的會議記錄格式。雖然在格式排版上有一定的差異，但記錄的基本要素是大體相似的。二是某些程序環(huán)節(jié)上的差異。如英國會議記錄中，一般都要求記載宣讀上次會議記錄的有關情況，有時還要對上次會議記錄履行通過手續(xù)，并由主席簽字。而中國的會議記錄中，一般沒有此項規(guī)定，會議記錄只要記錄秘書簽字和主持會議的領導者審核簽字即可，不必在下次會議上宣讀和通過。三是某些特殊要求的差異。西方股東會會議記錄，記錄者必須了解到會股東所持股份的情況，以便在有關問題表決形式決議時按股份數(shù)額計算是否通過。這是中國的傳統(tǒng)會議記錄中一般是少見的。在現(xiàn)代企業(yè)體制改革中，不少中國的股份制企業(yè)，也采用了這種方式。四是某些記錄項目上存在一定的差異。如英國會議記錄上，通常有下次會議的時間一項；中國一般未規(guī)定此項。中國會議記錄落款處，要有記錄秘書和主持會議的領導人的簽字；而有的國家只要求秘書簽字，有的則只要主持會議的領導簽字即可。這些差異之外，都是受各國的實際需要和傳統(tǒng)的影響。它影響會議記錄的功能作用。

　　3、中外秘書會后文字材料工作的異同分析

　　中外秘書會后文字材料工作的相同相似之處，一是對會議所有的文件材料，會后都要進行認真、仔細的清理，不允許任何會議文件材料隨意丟散。二是對會議記錄會后都要整理成正稿，并打印寄發(fā)給有關人員。三是對包括會議記錄在內的所有重要會議文件，都要進行整理，立卷歸檔保存。四是秘書在會后都有一定的文字起草任務，這些文字工作都是為會議服務的。如對會議的新聞報道工作就是比較重視的。

　　會后文字材料工作的差異之處，一是在撰擬文稿的文字工作的任務輕重上存在差異。中國秘書會后文字工作的任務相對較重；西方國家秘書會后文字工作的任務相對較經。二是在會后草擬文字材料的類型上存在差異。中國秘書會后除了整理會議記錄外，還要草擬、寄發(fā)會議簡報、會議紀要，有些重要會議會后還要草擬貫徹執(zhí)行會議文件精神的有關通知、辦法等。西方國家秘書除了整理會議記錄外，主要是起草會議摘要，以及起草各種感謝信和祝賀信。三是在草擬過程上也存在某些差異。西方秘書在會后‘寄發(fā)禮儀性書信時，往往只要按已定的名單和慣例草擬寄發(fā)即可。而中國秘書會后草擬簡報、會議紀要和有關傳達貫徹落實精神的通知，要經領導的授意和指示，草擬成稿后要經領導者的審批、簽署，要按正式發(fā)文的程序辦理。

　　中外秘書會后催促執(zhí)行工作異同分析：

　　差異之處體現(xiàn)在中國秘書催促執(zhí)行會議議定事項的重點，是以下屬執(zhí)行單位為對象，采用各種方式，促進下屬執(zhí)行單位盡快按會議要求完成任務；西方秘書則主要是提醒領導者，以免遺忘記和疏漏。中國秘書在催促中還要了解具體執(zhí)行情況；西方國家則沒有明確規(guī)定這方面的要求。中國秘書在催促執(zhí)行會議議定事項的工作中，要進行催促，要收集執(zhí)行反饋，要綜合反饋信息把握動向，并及時發(fā)現(xiàn)問題，向領導反映執(zhí)行中遇到的問題，若有必要還進行調查研究，協(xié)助領導者探求解決問題的辦法，工作任務比較重。而西方則未明確規(guī)定這方面的內容，會議議定事項的執(zhí)行，主要靠法規(guī)和要責關系的制約。中國雖也有法規(guī)和要責關系的制約，但仍把催促、指導作為落實會議議定事項的重要手段。