公文的定義

公文即公務文書，是國家機關及其它社會組織在行使職權和進行管理的過程當中，形成的具有法定效率與規范體式的文書，是進行公務活動的重要工具。

公文的含義的理解：

1.公文形成的主體是國家機關及其它社會組織。這些機關或組織都是依據憲法和有關法律、章程、決定建立起來的，是具有法定地位的。這種法定的地位賦予了這些機關與組織在自己的職權范圍內制定和處理公文的權力。

2.公文形成的條件是行使職權和實施管理。具有法定地位的機關或組織都有自己的組織系統、領導關系和職權范圍，因此他們在行使自己職權和實施管理的時候，就必然要產生一些體現自己意識的文件材料，這是公文形成的必要條件。

3.公文與其它的文件資料不同，公文具有法定效力和規范體式。

(2001年10月份考題)公文區別于其他文章和圖書資料的主要點是(公文具有法定的效力和規范的體式)。

國家機關和社會組織都是依據憲法和法律和有關的規章建立起來的，因此它都有自己的職權范圍，法律賦予了他們職權，他們就必須行使，如果不行使的話就是失職，但是在行使職權的時候，如果不注意又會造成越權。公文體式的規范化就是由于公文的法定的效力這一特性所決定的。如果公文體式不規范，不僅影響公文的質量和版面，還會影響到公文的嚴肅性和公文作用的發揮，甚至會造成工作的重大失誤。

4.公文是進行公務活動的重要工具。任何一個機關、組織在進行日常工作中都需要使用公文這一工具，如果離開了公文就很難進行有效的管理。 比如：向上級匯報工作，則使用“報告”或“請示”;向下級布置工作就可以用“決定”、“指示”、“通知”;向沒有隸屬關系的工作單位聯系業務可以使用“涵”，記載會議議決事項，則使用“決議”或“會議紀要”。所以公文體現在機關的日常工作當中，與機關的日常工作是息息相關的。

公文產生的社會條件

公文是一種社會現象，是社會發展到一定階段才出現的，是隨著階級、國家和文字的產生而產生的。如果沒有文字就無法形成公文，公文必須以文字為載體。文字的出現，是人類進入文明時代的標志。正是因為生產的發展、階級的產生、文字的產生、國家的產生國家進行管理工作，需要比較有條理的文書，商業的發展，更需要有條理的書信來往。商業來往中，需要有字據，這就是公文產生的來源。