第十四章　檔案與檔案工作

1、機關檔案的含義及其特征是什么

答：機關檔案是本機關在工作活動中直接形成的，反映本機關主要職能活動和歷史真實面貌的，保存?zhèn)洳榈奈淖郑瑘D表，聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄;其特征：機關檔案形成主體的特定性;機關檔案內容的相對穩(wěn)定性，機關檔案形式具有規(guī)范性;機關檔案所有權主體的惟一性和管理主體的特定性;機關檔案價值主體的相對穩(wěn)定性;機關檔案的種類相對單一。

2、理解機關檔案的價值與規(guī)律

答：機關檔案的基本價值是機關檔案的原始記錄性，即憑證價值和參考價值，機關檔案的價值規(guī)律：機關檔案作用的時效律較強而擴展律較弱;機關檔案機密性較強而社會性較弱;機關行政作用較強而科學作用較弱;機關檔案的價值實現(xiàn)依然遵循“檔案價值實現(xiàn)條件律”，但其更具有內部性;機關檔案的憑證價值與參考價值并重;機關檔案的現(xiàn)實價值與歷史價值并重，但更強調其現(xiàn)實價值。

機關檔案的一般作用：檔案是行政管理的查考依據(jù)，是生產(chǎn)建設的參考依據(jù)，是政治斗爭的必要工具，是科學研究的可靠資料，是宣傳教育的生動素材，是維護合法權益的法律憑證等。

檔案工作的內容：收集，整理，鑒定，保管，檢索，編研，統(tǒng)計和利用。

3、機關檔案室的任務和機關檔案工作的特點是什么

答：機關檔案室的任務：對本機關文書部門或業(yè)務部門文件材料的歸檔工作進行指導、監(jiān)督;接收和保管本機關各單位交來的檔案材料，進行必須的整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，積極開展利用工作，同時收藏和管理一些有關的內容書刊等資料，配合檔案提供利用;定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交;專業(yè)主管機關的檔案部門，應根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負責對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。其特點是內部性強，業(yè)務性強，與文書工作聯(lián)系性強，行政性強。

機關檔案工作與檔案工作的關系：機關檔案工作是整個檔案工作的重要組成部分，是國家檔案事業(yè)的基礎，它是檔案館檔案的主要來源和不斷得到補充的基地，是國家檔案事業(yè)的物質基礎，其管理水平也直接影響和制約著整個國家檔案事業(yè)的發(fā)展。

4、如何搞好機關檔案收集工作?

答：機關檔案收集工作含收集內容，即檔案的接收和征集兩個方面，具體指檔案室接收歸檔文件和檔案室補充悼念未歸檔文件;指導思想，即大力豐富和建設檔案室(館)的檔案庫藏，是機關檔案收集工作的首要任務，加強本機關檔案文件形成和積累情況的調查和指導工作;積極推行入室(館)檔案的標準化;保證歸檔或入館檔案的齊全完整;維護全宗和全宗群的相對完整性;歸檔制度，其內容包括：歸檔范圍，歸檔時間，歸檔文件的質量要求，歸檔手續(xù)等內容;補充收集。

歸檔文件的質量要求：1歸檔文件應齊全完整;2整理歸檔文件所使用的書寫材料，紙張，裝訂材料等應符合檔案保護要求，3整理要系統(tǒng)，要遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同保存價值，便于保管和利用。

制定文件歸檔制度的一般要求：1必須符合國家有關文件的規(guī)定要求即合法，2必須符合本機關的工作，生產(chǎn)，科研活動的實際，體現(xiàn)本機關文件形成的特點和規(guī)律即合實際，3應當同本機關的其他相關制度保持內容方面的一致性即協(xié)調統(tǒng)一，4完善歸檔制度的內容。

5、機關檔案整理工作的內容與原則是什么

答：內容：從作業(yè)流程看，機關檔案整理工作的內容包括裝訂，分類，排列，編號，編目，裝盒等基本業(yè)務環(huán)節(jié);從整理工作的具體范圍看，有系統(tǒng)排列和編目、局部調整、全過程整理三種;其原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用;區(qū)分不同價值;充分尊重和利用原有的整理結果。

機關檔案整理工作的基本任務：建立檔案實體秩序，使所保存的檔案有序化，條理化，為整個檔案管理工作創(chuàng)建秩序化的管理對象基礎，檔案整理是檔案實體管理的核心。

機關檔案整理工作的質量要求：1對破損文件進行修裱，主要針對一些有孔洞，殘缺或折疊處被磨損的文件2對字跡模糊或易褪變的文件進行復制，3對超大紙張折疊，4去除易銹蝕的金屬物，5歸檔文件所使用的書寫材料，紙張，裝訂材料等應符合檔案保護要求。

6、理解機關檔案整理工作流程

答：裝訂，分類，排列與組合，編號，編目，裝盒與排列上架，檔號，立檔單位與全宗歷史考證。